5S je razvijen u Japanu. Prvi put se za 5S čulo kao za jednu od tehnika koja omogućava ono što je tada nazvano “proizvodnja upravo na vreme“. 5-to godišnja studija za budućnost automobila kasnih 1980-tih godina utvrdila je da je termin bio neprikladan, budući da je japanski uspeh izgrađen na daleko više komponenti. John Krafcik, istraživač na projektu, pripisao je Lean kolektivnim tehnikama koje se koriste u automobilskoj proizvodnji u Japanu; to odražava fokus na rasipanje u svim njegovim oblicima, što je bilo centralno u japanskom pristupu. Minimizirana zaliha je samo jedan aspekt nivoa performanse u kompanijama kao što su Toyota i samo podiže napredak u oblastima kao što su kvalitet i rešavanje problema.
5S su pet početnih slova japanskih reči koje u prevodu na engleskom i srpskom jeziku glase:
5S = Seiri – Sort – sortirati; Seiton – Set in Order – urediti, Seiso – Shine – čistiti; Seiketsu – Standarize – standarizovati; Shitsuke – Sustain – održati (slika ispod).
Prikaz 5S Lean alata
Tabela isod rezimira pet elemenata. Najveći broj elemenata je razumljiv i može sam da se objasni. Pet reči su zgodan izum. One se izvode iz ekvivalentnih japanskih reči koje takođe počinju slovom „S“. Svaka, ipak, uključuje mnogo više nego što sama reč sadrži u sebi. Nadalje će biti dato detaljnije objašnjenje za svaku reč.
Tabela – Elementi 5S:
| 1 | Sort (Seiri) – sortirati | Sortirati direktno i izbaciti na đubre, retko korišćene predmete i nepotrebne predmete. Kada se sumnja pomeri ga van. Tehnika crvene etikete. |
| 2 | Set in Order (Seiton) – urediti | Odrediti lokacije; koristiti granice & adrese da osigurate razmotavanje. Jedno mesto za sve i sve na tom mestu. |
| 3 | Shine (Seiso) – čistiti | Čistiti i bojiti i redovno čistiti. Čistiti i pregledati ili pregledati kroz čišćenje. |
| 4 | Standardize (Seiketsu) – standarizovati | Definisati i standarizovati proces rada, 5S aktivnosti i zadatke. Sačiniti pravila, slediti i primeniti ih. |
| 5 | Sustain (Shitsuke) – održati | Učiniti 5S načinom života, institucionalizovanim u organizaciji. Deo svakodnevnog rada i to postaje navika. |
Treba imati na umu da 5S koncept i pristup može biti generalizovan mnogo šire.
- 5S je sistem koraka i procedura da se organizuje radna oblast na promovisanju bezbednijeg (šesto S), više organizovano i manje frustrirajuće radnog okruženja
- 5S je najčešće korišćen alat u Lean proizvodnji i uslugama i predstavlja osnov za izgradnju kvaliteta u svakodnevnom radu
- 5S je pristup za vrednovanje vremena zaposlenih i kupaca i stvaranje okruženja koje im omogućava da rade svoj posao
- 5S je sistematski i organski pristup dostizanja Lean organizacije, poslovni sistem za organizovanje i vođenje proizvodnih i uslužnih operacija koji zahteva manje ljudskog napora, manje prostora, manje kapitala i vremena da se napravi proizvod ili priži usluga sa manje grešaka. To stvara radno okruženje koje je disciplinovano, čisto i dobro uređeno. Ovaj tip organizacije koji “ima mesta za sve i sve je na svom mestu“, karakterističan za kompanije kao što su Toyota, pionir Lean proizvodnje, otkriva neefikasnosti i poremećaje posla tako da ovi problemi nisu više skriveni i mogu se rešiti.
- Kada se 5S pravilno implementira, stvara vizuelnu organizaciju koja omogućava brzo određivanje statusa radnog mesta. Na prvi pogled, menadžeri i supervizori mogu da vide kada su stvari u redu, proizvodnja ili pružanje usluge je u zastoju ili zaustavljena, ili rad u procesu nije tamo gde treba da bude.
Prvi korak, sortirati, zahteva da zaposleni izdvoje van ono što nije potrebno u radnom prostoru za obavljanje posla. Dragocen radni prostor može biti oslobođen uklanjanjem nereda – delova / predmeta / aparata, rada u procesu, škarta, dokumenata, ambalaže, alata, mašina, opreme i raznih predmeta.Za sortiranje se najčešće koristi crvena etiketa i to za predmete koje treba ukloniti sa radnog mesta.
Na slici ispod prikazani su predmeti obeleženi crvenim etiketama u Centru za medicinsku biohemiju Kliničkog centra u Nišu.
Predmeti obeleženi crvenim etiketama u CMB KCN
Posle sortiranja, „UREDITI“ određuje i identifikuje lokacije za svaki predmet. Metode za određivanje takvih lokacija mogu biti elementarne i intuitivne ili formalne i detaljno izložene. Često elementarne metode funkcionišu sasvim dobro, specijalno za vreme ranih faza. Radnici jednostavno pogledaju svaki predmet, predstave sebi njegovu upotrebu, procene učestalost korišćenja i zatim odaberu lokaciju. Posle nekoliko dana, oni mogu da preispitaju i promene svoje lokacije. Lokacije treba da budu identifikovane na mikro nivou i nivou ispod toga. Pri određivanju lokacije zaposleni treba da smanje nepotrebna kretanja, šetnje i pomeranje materijala. Ono što najčešće koriste treba da im bude na dohvatu ruke tako da zaposleni može naći sve u svakom trenutku za manje od 30 sec.
Čišćenje podrazumeva čišćenje podova, brisanje radnih površina i opreme, i uopšte briga da sve u objektu ostane čisto sve vreme, 24 časa dnevno, cele nedelje, cele godine. U zdravstvenoj organizaciji, čišćenje može pomoći da se spreči širenje bolničkih infekcija, kao što je Staphylococcus aureus (Zlatni stafilokok), bakterija otporna na meticilin. Čišćenje bi trebalo da bude integralni deo dnevnog održavanja objekta kako bi se održali bezbedni uslovi rada i funkcionisanja laboratorijske, kliničke i administrativne opreme. Čišćenje znači da sve održavamo čistim uvek – ne samo jednom ili dva puta dnevno kada čistači završe sa zakazanim čišćenjem.
Standardizacija, četvrti stub vizuelnog radnog mesta, razlikuje se od sortiranja, uređenja i čišćenja. Ovo je metoda koja se koristi kako bi se održala prva tri stuba. Kada razmišljate o gradu, možete reći da je dobro održavan deo grada onaj koji se redovno čisti. U kontekstu 5S, dobro održavan deo grada bi bio onaj u kome se rezultati sortiranja, uređenja i čišćenja održavaju. To znači da bi obuhvatio samo zgrade, biljke, ulice i objekte koji doprinose lepoti ili funkciji ove oblasti, da su ovi objekti dobro postavljeni i da se dobro održavaju.
Održivost je obično najteži deo 5S. Stavovi i aktivnosti moraju biti institucionalizovani i ponovljivi dok ne postanu deo kulture organizacije u svakodnevnom radu. Održavanje znači stvoriti naviku pravilnog održavanja 5S stubova. Ovo ne može da bude obezbeđeno tako što će neko doći sa strane ili da bude rešeno softverom. Menadžment, top menadžment, mora da pojača to konstantno sa vremenom, pažnjom i ponavljanjem. Bivša vojna lica, specijalno bataljonski ili komandni nivo oficira su obično sasvim dobri sa ovim. Oni su takođe dobri kandidati za šampiona menadžmenta i za kontrolu od strane menadžmenta.
U petom poslednjem koraku održati, tim preduzima korake da obezbedi da 5S pusti duboke korene u organizaciji i postane normalan način poslovanja. Uključivanje je ključ. Stub održati se najbolje uspostavlja kada je uključeno više nivoa – pored osoblja koje obavlja svakodnevno održavanje organizacionih sistema, menadžment treba da se uključi u 5S audit, provere usaglašenosti, pružanje povratnih informacija o učinku na 5S ciljevima i aktivno učestvuje u implementaciji 5S događaja poboljšanja (nazvan Kaizen događaj), koji se realizuje u nekoliko dana tako da se brzo uredi radna oblast.
Za provođenje 5S audita može da se koristi jednostavna ček lista (Stoiljković, 2013.)