Primena špageti dijagrama u zdravstvu

Primena špageti dijagrama u zdravstvu

Špageti dijagram je grafička pomoć koja se koristi u Lean aktivnostima proizvodnje, a već više godina i u zdravstvu. Koristi se za detaljan prikaz stvarnog fizičkog tok i rastojanja uključenih u proces rada. Procesi koji nisu bili usmereni često su dovodili do lošeg kretanje rada / proizvoda opisujući put kroz radne površine kao masu kuvanih špageti na tanjiru. Špageti dijagram često prati obrasce kretanja radnika u procesu, počev od proizvodnih podešavanja do zdravstva. Ovaj dijagram uglavnom daje ilustraciju neefikasnosti sistema.

Špageti dijagram je vizuelno prikazivanje koje koristi kontinuiran tok linije praćenja puta stavke ili aktivnosti / zadatka kroz proces. Kontinuirani tok linije omogućava timovima koji rade na poboljšanju procesa da identifikuju suvišnost u radnom toku i mogućnosti da se ubrza tok procesa. Špageti dijagram otkriva neefikasne rasporede i identifikuje velike razdaljine kretanja između ključnih koraka u procesu.

Špageti dijagram je dijagram odeljenja ili objekta koji prikazuje putanju kojom se kreće pacijent ili proizvod kada prolazi kroz proces. Špageti dijagram može prikazati i sve korake i putanje koje medicinski radnici prate kako bi završili svoj posao. Svi počeci i zaustavljanja i velika pređena rastojanja su ponekad veliko iznenađenje. Težite ka tome da finalni špageti dijagram minimizira počinjanja i zaustavljanja, čekanje i rastojanja. Trebalo bi da prikazuje kontinuiran, direktan i efikasan tok.

Pomoću špageti dijagrama možete da identifikujete neke od izvora problema i saopštite gde su rasipanja u procesu. To vam takođe pomaže da odlučuje o sledećim koracima koje možete preduzeti. Na primer, možete koristiti špageti dijagram da promenite raspored odeljenja radi poboljšanja efikasnosti odeljenskih tokova.

Špageti dijagram je alat koji će vam pomoći da uspostavite optimalni raspored za odeljenja ili bolničke sobe zasnovano na posmatranju udaljenosti putovanja pacijenata, osoblja ili izveštaja npr. izveštaja sa ultra zvuka ili rendgena. Špageti dijagrami otkrivaju neefikasne rasporede i identifikuju velike razdaljine putovanja između ključnih koraka.

Crtanje i prikaz Špageti dijagrama

Za crtanje Špageti dijagrama treba najpre da odlučite šta ćete posmatrati npr. opremu, medicinsko osoblja ili tok pacijenata. Možete odlučiti da analizirate veliki broj njih istovremeno (opremu, medicinsko osoblje, pacijente, posetioce, saradnike sa strane itd.) koristeći različite boje linija koje predstavljaju svaki tok. U laboratorijama za ispitivanje to mogu biti različita ispitivanja (npr. urin, krv …).

Nacrtajte rasporeda oblasti (lejaut), a zatim nacrtajte linije na dijagramu da predstavljaju glavne tokove osoblja ili pacijenta.

Analizom linija, možete da identifikujete sve oblasti sa nepotrebnim kretanjem. Ovo pomaže osoblju da odluči da li će približiti dve tačke na postojećoj putanji i optimizovati tok.

Uputstva pri crtanju Špageti dijagrama:

• Obratite pažnju na vreme, datum i procese koji se ocenjuju, ali ne i na imena pojedinaca
• Objasnite timu šta će se raditi i tražite volontere
• Nacrtajte konkretno preduzete korake
• Beležite svako zaustavljanje brojevima po redosledu i označite vreme za svako zaustavljanje
• Beležite svaki nepodesan element na dobijenoj liniji
• Obeležite sve bitne prekide u putu
• Beležite zašto se realizuju neka putovanja, npr. nabavka potrebnih lekova, uzimanje izveštaja sa neke analize ili potpisa
• Postavljajte pitanja i tražiti sugestije tima – najbolje ideje često dolaze od onih koji rade u procesu

Nakon mapiranja procesa i beleženja nekih početnih podataka, tim treba da nastavi sa Lean analizom odeljenja (klinike) i iskustva pacijenta. Dodatna pitanja koja su postavljena o toku informacija su:

• Da li svako zna koji je broj prijema pacijenta u toku jednog sata?
• Koliko brzo se primete problemi i abnormalnosti u rasporedu?
• Šta se dešava kada postoje problemi i abnormalnosti?
• Da li se pacijent glatko kreće od jednog do drugog koraka koji dodaju vrednost?

Crtanje Špageti dijagrama započinje, kako je već rečeno, crtanjem rasporeda poda (lejauta) oblasti koju ocenjujete. Na Lean projektu „Poboljšanje procesa zbrinjavanja novorođenih beba u Kliničkom centru Niš“, koji je realizovan tokom 2012. godine najpre su nacrtani rasporedi u sve tri klinike (Klinika za ginekologiju i akušerstvo, Klinika za dečje interne bolesti, Klinika za dečju hirurgiju i ortopediju) u oblastima kroz koje prolazi proces zbrinjavanja novorođenih beba. Na slici 1. prikazan je raspored na intenzivnoj nezi KGA (ova oblast je bila obuhvaćena Lean projektom).

Slika 1 – Raspored prostorija na intenzivnoj nezi KGA KCN

Pošto se nacrta raspored prostorija zaduži se osoba koja treba da prati kretanje, u našem slučaju, novorođene bebe, lekara i medicinske sestre (moguće je pratiti i putanje dostavljanja lekova, medicinskog materijala itd.). Tako se dobijaju linije kretanja koje odgovaraju stanju „kako je sada“. Na primer, novorođena beba se transportuje na ultrazvuk, ili na neku analizu, ili se šalje na drugu kliniku (KDIB ili KDHO). Tako se dobija špageti dijagram koji pokazuje kretanje bebe, lekara i medicinske sestre u toku dana.

Nadalje se prikazuju špageti dijagrami snimljeni na odeljenju intenzivne nege na KGA KCN (slika 2).

Slika 2 – Špageti dijagrami na Intenzivnoj nezi KGA kada je sve uredu sa bebom

Kretanja postaju intenzivnija kada sa bebom nešto nije u redu, posebno se to odnosi na kretanja medicinske sestre i lekara (slika 3).

Slika 3 – Špageti dijagrami na Intenzivnoj nezi KGA kada je stanje bebe loše

Snimljeni špageti dijagrami (ne samo na KGA, nego i na KDIB i KDHO, kao i u Centru za medicinsku biohemiju) daju mogućnost timovima koji rade na poboljšanje da razmotre mogućnosti za definisanje novog rasporeda prostorija, kako bi se smanjila nepotrebna kretanja, a time i rasipanja. Jedna od ideja koja se javila posle snimanja Špageti dijagrama na KDOH u intenzivnoj nezi bila je da se pomoćna apoteka, koja se koristi svakodnevno za lečenje neonatusa, premesti neposredno na zid pored inkubatora, odnosno da bude uskladištena na mestu korišćenja (primenjen je Lean alata POUS – Point of Use Storage). Time je izbegnuto nepotrebno šetanje medicinske sestre prilikom davanja terapije bebi. Kretanje pri svakom uzimanju lekova smanjeno je za cca 20 m (kretanje do priručne apoteka i nazad do inkubatora). Ako se zna da u je toku dana medicinska sestra to rastojanje prelazila i do50 puta (u sobi se nalaze 4 inkubatora), znači da je smanjeno kretanje za cca 1.000 m. Ono što je još važnije, medicinska sestra je mogla odmah da reaguje kada se pojavi potreba, a ne da ide po potrebne lekove ili medicinski materijal.

Potreba za većom promenom rasporeda posebno su primećene u Centu za medicinsku biohemiju na čemu će tim intenzivno raditi i tražiti da se stvore uslovi za te promene kako bi se dobio novi špageti dijagram koji treba da odražava tok„kakav treba da bude“.

Kao što se da videti Špageti dijagram je alat koji pomaže da se identifikuju oblasti u kojima može biti sačuvano vreme vizualizacijom nepotrebnog kretanja pacijenta, lekara, osoblja i medicinskog materijala. Vreme sačuvano može da se koristi na drugačiji način i stoga može da pomogne da se smanje kašnjenja i da se koristi za poboljšanje nege pacijenata.

Špageti dijagrami koji su snimljeni na Klinici za dečje interne bolesti, na odeljenju za novorođene (ne prikazuju se u ovoj knjizi zbog ograničenog obima) omogućili su timu koji je radio na poboljšanju procesa zbrinjavanja novorođene bebe da zaključe sledeće:

1. Kretanje bebe ne postoji. Postoji pokretni rendgen i ultrazvuk, pa se uzimanje materijala vrši na licu mesta i onda se uzorci nose u laboratoriju. Beba ide na druge klinike samo ako treba neka operacija koju na KDIB ne mogu da urade. Tako da kad beba dođe na intenzivnu negu ona tu ostaje sve dok joj se stanje ne poboljša. Kad je u stabilnom stanju prebacuje se na Neonatologiju gde ostaje dok se ne otpusti kuci.
2. Kretanje lekara tokom lečenja bebe je uglavnom samo na intenzivnoj nezi, na konsultacije i sastanke uglavnom ne ide, ali ako lekar mora da ide na konsultacije dolazi drugi lekar koji ga menja. To može da bude jednom do dva puta tokom lečenja bebe. Intenzivna nega ne sme da ostane bez lekara ni minut. Lekar se najviše kreće od šaltera do sobe. Kad je jutarnja vizita obilazi ostale bebe na intenzivnoj nezi.
3. Sestra se najviše kreće. Ona najčešće obilazi bebu i kad se daje neka terapija ona ide po lekove koji se nalaze u delu šaltera koji je preko puta sobe. Jednom do dva puta u toku nedelje ide do apoteke na drugom spratu (ovo će biti izmenjeno uvođenjem Lean alata POUS i Kanban sistema za snabdevanje lekovima – poglavlje 7). Kada treba medicinska sestra nosi i uzete uzorke na analizu u odgovarajuće laboratorije koje se nalaze u suturenu. Ona takodje obilazi i ostale bebe i vrši dovoženje rendgena i ultrazvuka koji se nalaze u hodniku intenzivne nege. Kada sestra napušta intenzivnu negu uglavnom je menja neka druga sestra. U prepodnevnoj smeni ih ima 4, a u popodnevnoj i noćnoj 2.

Ono što treba naglasiti u ovoj knjizi to je da su svi zaposleni (lekari i medicinsko osoblje) mogli da na nacrtanim Špageti dijagramima sami vide koja su to kretanja nepotrebna i kako bi trebalo preurediti raspored da bi se smanjila rasipanja. Nacrtani Špageti dijagrami su postavljeni na Oglasne table na Klinikama koje su učestvovale u Lean projektu. To je izazvalo pažnju  i od strane zaposlenih koji nisu učestvovali u realizaciji projekta. Tako je počela da se širi ideja i saznanje da je moguće promeniti postojeće stanje na bolje i olakšati pacijentima i zaposlenima da rade lakše i bez stresa.

Prof.dr Vojislav Stoiljković

vojislav.stoiljkovic@cimlss.rs