Lean je prilika za privrednike u doba Covid 19

Covid 19 je doveo do zaražavanje velikog broja građana, preopterećenosti zdravstvenog sistema, ali i do značajnog pada aktivnosti, posebno aktivnosti u raznim granama privrede. Da bi se ublažile posledice i pokrenuo proces smanjivanja broja zaraženih, ali i preminulih, najvažniju ulogu treba da odigra zdravstveni sistem. To može da se postigne ako se izvrše pravilne i pravovremene promene u sistemu funkcionisanja zdravstva.

Pandemija dovodi do, po nekima, najveće ekonomske krize u poslednjih 100 godina (European Bank for Reconstruction and Development, EBRD).[1][2] Vlade pokušavaju da olakšaju privredi da preživi posledice ekonomske krize i da, u što je moguće boljem stanju, dočeka slabljenje i prestanaka pandemije.

Najbolja strategija za to je da se pokrene postepena primena Lean koncepta kako bi se SA MANJE URADILO VIŠE. To bi dovelo do optimizacije procesa donošenja odluka, do promovisanja procedura menadžmenta promenom, da se uvedu standardi odgovornosti i da se prate ishodi validne politike. Svakako da je vakcinisanje stanovništva jedna od ključnih aktivnosti koja može da dovede do smanjenja zaražavanja stanovništva. To je potrebno ali ne i dovoljno, jer bi funkcionisanje zdravstvenog sistema ostalo isto, ili lošije zbog toga što će pandemija dovesti do povećanog trošenja raspoloživih resursa.

Dok se zdravstveni sistem bori sa pandemijom privreda treba da funkcioniše, u meri u kojoj je to moguće. Već je vidljiv pad privrednih aktivnosti, posebno u granama koje su najviše pogođene pandemijom Covid-19.

Vlade mogu udružiti snage i integrisati usluge, procese, sisteme i resurse preko odeljenja i uprava. Mnoge institucije se suočavaju sa nezaposlenošću. Ministarstvo ekonomije, Ministarstvo za socijalna pitanja, kao i agencija za zapošljavanje razvijaju politike za stimulisanje zapošljavanja i nadgledaju prava nezaposlenih. Međutim, te politike često su usmerene jedna protiv druge, stvarajući konfuziju, nerazumevanje i nestrpljenje kod građana. Ako odeljenja i državne uprave rade zajedno, više posla može da se uradi sa istim resursima, što povećava produktivnost i dobrobit za građane.

Vlade su idealni centri za zajedničke usluge, jer one često imaju usitnjene organizacione jedinice sa sopstvenom administrativnom podrškom. Ove jedinice često dupliraju rad i preklapaju procese. Zajedničke usluge za odabrane funkcije podrške mogu poboljšati značajno produktivnost.

Svet je bio u ekonomskoj krizi 2008. godine. Ta kriza traje već dugo i dovodi do produbljivanja ekonomske krize izazvane pnademijom Covid-19. Deficiti država postaju sve veći, broj radnih mesta se smanjuje, a nezaposlenost raste posebno kada je reč o mlađoj populaciji. Privredni rast je usporen, a u mnogim državama je i negativan. Sve te brojke ukazuju na to da je neophodno preduzeti hitne promene, kako bi se ovaj negativan uticaj krize zaustavio i promenio smer krivulje ka rastu.[3]

Potrebno je pomeranje da bi državni službenici postali produktivniji, orijentisani prema građaninu. Stavljanje potreba građana u osnovu državne politike mogu da se optimizuju procesi donošenja odluka, promovišu procedure menadžmenta promenom, uvedu standardi odgovornosti i da se prate ishodi vladine politike.

Lean može da pomogne u prevazilaženju krize

Dok traje pandemija Covid-19, koja dovodi do smanjenja privrednih aktivnosti i manje angažovanja zaposlenih na standardnim poslovima, privrednici mogu da pokrenu obuku svojih zaposlenih za razumevanje i prihvatanje Lean koncepta menadžmenta. Postavlja se pitanja šta je to o Lean konceptu što treba zaposleni najpre da čuju, razumeju i primene? Po autoru ovog priloga to je upoznavanje sa Lean konceptom i Lean principima, o čemu će biti reči u ovom prilogu. Nakon toga sledi obuka za upoznavanje i  razumevanje koja se rasipanja javljaju u procesima (biće u narednom prilogu), a nadalje i upoznavanje sa Lean alatima i njihovom primenom u cilju poboljšanja procesa i smanjenja rasipanja.

Da bi shvatili značaj primene Lean koncepta zaposleni treba najpre da se upoznanju sa 5 Lean principa. Neko iz organizacije, ili osoba strane, treba da obuči sve zaposlene o tome šta je Lean, koji su Lean principi i šta njihova primena znači za organizaciju. Obuka ne treba da traje duže od 2 do 3 časa. Da bi zaposleni postali familijarni sa tim principima poželjeno je da isti budu odštampani i istaknuti na vidnima mestima u organizaciji (na oglasnim tablama) tako da se zaposleni svakodnevno susreću sa tim definicijama Lean principa.

Na oglasnoj tabli 1 može da stoji definicija Lean koncepta.

Oglasna tabla 1

Nažalost, stvarnost je drugačija:

1. Najveći broj procesa nije Lean – to jest, ima efikasnost ciklusa procesa manju od 10% (10% vremena trajanja ciklusa dodaje vrednost, a 90% je rasipanje).
2. Primarni planirani rezultat je smanjivanje rada-u-procesu – npr. broj proizvoda koji se trenutno nalaze u proizvodnji, ili broj proizvoda koji se nalazi u magacinu itd. (ako ne možete da kontrolišete rad-u-procesu, ne možete da kontrolišete vreme ciklusa).
3. Svaki proces treba da funkcioniše na „vučenje – Pull“, ne na „guranje – Push), da eliminiše varijaciju u vremenu ciklusa.
4. Samo 20% aktivnosti prouzrokuje 80% zakašnjenja (Pareto princip).
5. Samo 20% aktivnosti troši 80% vremena ciklusa.
6. Rad koji se ne vidi ne može da se poboljša: potreban nam je vidljiv menadžment („naočare“ sa novom dioptrijom), zasnovan na podacima.

Svaka organizacija treba da teži da jednog dana postane Lean organizacija. Na Oglasnoj tabli 2 može da bude data definicija Lean organizacije i da bude propraćena grafičkim prikazom.

 

Oglasna tabla 2

Lean razmišljanje u organizaciji je:[4]

• Ubeđenje da se poboljšanje nikada ne završava
• Kontinuirano pokretanje ka identifikaciji i eliminaciji rasipanja
• Način razmišljanja koji podstiče svakoga da koristi svoj talenat za poboljšanje radne sredine svakodnevno
• Kultura koja širi ideje Lean razmišljanja u svim procesima gde se koristi zajednički set Lean alata
• Lean je najefikasnija kada postaje kultura organizacije

Na Oglasnoj tabli 3 mogu da budu prikazani Lean principi. To će omogućiti da zaposleni, prolazeći pored te Oglasne table najpre se zainteresuju da vide šta tu stoji, a kasnije će početi i da razumeju i prihvataju Lean principe.

Oglasna tabla 3

Poželjno je da svaka organizacija pripremi i detaljniji opis Lean principa. Tako pripremljen tekst organizacija može da odštampa i isti učini dostupan svim zainteresovanim zaposlenima u svojoj organizaciji. Vremenom, postoji mogućnost da se i isporučioci, ali i kupci zainteresuju za to šta radi organizacija i da potraže pomoć da i u svojoj organizaciji pokrenu upoznavanje svojih zaposlenih sa Lean konceptom.

Sledi detaljniji opis principa koji mogu da se koriste u cilju detaljnije obuke zaposlenih.

1. Vrednost

Vrednost se definiše kao “sposobnost koja se pruža kupcu u pravo vreme po odgovarajućoj ceni, kao što je definisano u svakom slučaju od strane kupca.[5]  Vrednost je kritična polazna tačka za Lean koncept, i jedino može da je konačno definiše krajnji kupac. Krajnji kupac, odnosno korisnik proizvoda ili usluge, je u suprotnosti sa privremenim kupcima, što su prodaja, marketing, distribucija, dobavljači, itd. Vrednost je takođe specifična za proizvod ili uslugu, a jedino ima smisla kada se izražava u terminima specifičnog proizvoda ili usluge.

2. Tok vrednosti

Tok vrednosti je skup svih konkretnih aktivnosti neophodnih da bi određeni proizvod (bilo da je dobro, usluga, ili, sve više, kombinacija ova dva) kroz tri kritična zadatka upravljanja u svakom poslu: 1. Zadatak rešavanja problema, od koncepta preko detaljnog dizajna i inženjeringa, do lansiranja proizvoda, 2. Zadaci informacionog menadžmenta kretanjem od preuzimanja porudžbine preko detaljnog planiranja do isporuke, i 3. Zadatak fizičke transformacije od obrade sirovog materijala do finalnog proizvoda u rukama kupca. Identifikovanje celog toka vrednosti za svaki proizvod (ili u nekim slučajevima za svaku familiju proizvoda) je sledeći korak u Lean razmišljanje.

Da biste kreirali tok vrednosti, opišite šta se dešava sa proizvodom ili uslugom na svakom koraku u proizvodnji  ili pružanju usluge, od dizajna do porudžbine sirovih materijala i do isporuke. Kako je napred rečeno, postoje tri vrste aktivnosti u toku vrednosti – jedna vrsta dodaje vrednost, a druge dve su rasipanje:

• Dodata vrednost: One aktivnosti koje nedvosmisleno stvaraju vrednost.
• Tip rasipanja jedan: Aktivnosti koje ne stvaraju nikakvu vrednost, ali izgleda da se ne mogu izbeći sa aktuelnim tehnologijama, raspoloživom opremom ili državnom regulativom.
• Tip rasipanja dva: Aktivnosti koje ne stvaraju nikakvu vrednost i mogu se odmah izbeći

3. Tok

Lean princip tok može da se definiše kao:

• Korišćenje toka jednog komada kroz povezivanje svih aktivnosti i procesa u najefikasnije kombinacije da maksimiziraju sadržaj dodate vrednosti, dok se minimizira rasipanje.

Vreme čekanja između procesa je eliminisano, pa je dodavanje vrednosti brže.

Lean princip tok se definiše i kao “progresivno ostvarivanje zadataka duž toka vrednosti, tako da proizvod polazi od projektovanja do lansiranja proizvodnje, od narudžbine do isporuke i sirovih materijala do u ruke kupca bez zastoja, defekata ili toka nazad.” Ovo je kao direktiva da se napusti tradicionalna metoda serija-i-čekanje u redu kao način razmišljanja koji je prihvatljiv za većinu.

Cilj toka je da eliminiše gomilanje i čekanje u procesu. Procesi u kojima ima gomilanja i čekanja stvaraju povećano vreme čekanja i prekide.

Sistemi u svetu su izgrađeni na gomilanju i sistemu čekanja. Radnik čeka da stigne potreban materijal, da se otkloni kvar na mašini,  kupci čekaju na poručene proizvode, proizvodna linija stoji između pojedinih aktivnosti jer se pomera serija itd. Ova čekanja predstavljaju jedno od 8 rasipanja koja usporavaju odvijanje procesa i izazivanju nezadovoljstvo kupca. Da bi se to izbeglo potrebno je da svaka proizvodnja, ili pružanje usluge teži dostizanju toka jednog komada (Slika 1).

Slika 1 Tok serije naspram toka jednog komada

4. Vučenje

Vučenje – Pull je opisano kao “izvršavanje rada kada korak u toku vrednosti to zahteva ili je potrebno”. Ovo je suprotno od push – guranja, gde se proizvod može izraditi i kada postoji vrlo mala ili nikakva potražnja. Procesi guranja mogu stvoriti velike zalihe i troškove njihovog održavanja. Guranje vodi ka koracima u pružanju usluge koja se vrši bez reda, ukoliko sledeći korak u procesu nije spreman.

Vučenje od strane nizvodnog procesa jedan od osnovnih principa Lean organizacije.

Razlika između guranja (push) i včenja (pull) prikazana je na slikama 2 i 3. Za primer je uzeta distribucija lekova u KCN.[6]

5. Savršenstvo

Primenom napred navedena 4 principa organizacija će imati definisanu vrednost iz perspektive svog kupca, imaće eliminisano rasipanje i mapiranproces, kao i mapiran tok vrednosti, pomeriće se od serije u kontinuirani proces i preći će od filozofije guranja na filozofiju vučenja. Uspostavljanjem timova za kontinuirano poboljšanje i njihovo koncentrisanje na poboljšanje napred navedena 4 principa, organizacija će kontinuirano poboljšati celokupan proces, sve više eliminisati rasipanja i učiniti inkrementalna poboljšanja težeći ka savršenstvu u celoj organizaciji.

Slika 2 Guranje lekova u KCN

Slika 3 Vučenje lekova u KCN

Ideja o savršenstvu počiva na ideji kontinualnog poboljšanja kroz inkrementalnu promenu koja se zasniva na rezultatima. Ova inkrementalna poboljšanja postižu se primenom Lean alata poznatom kao Kaizen.

I na kraju ovog priloga.

Ako vam je dobro onda ne menjajte ništa. Ali ako mislite da vam je život ili posao prilično dobar, vi verovatno nemate dovoljno znanja. Toyota (od nedavno ponovo najveći proizvođač automobila u svetu) i dalje pravi milione poboljšanja širom sveta u svojim procesima. Oni praktikuju Lean razmišljanja više od 50 godina. Zaposleni u Toyota kažu, “Rasipanje je kao gravitacija; ona vas vuče 24/7, a ako nemate način da ga prevaziđete, vi ćete izgubiti i rasipanje će pobediti!“

U narednom prilogu biće reči kako obučiti zaposlene za 8 velikih rasipanja koja se javljaju u procesima.

 

U Nišu, 02.02.2021.                                                             Prof. dr Vojislav Stoiljković

vojislav.stoiljković@cimlss.rs

[1] https://unctad.org/news/covid-19s-economic-fallout-will-long-outlive-health-crisis-report-warns

[2] https://www.bbc.com/news/business-51706225

[3] Voislav Stoiljković, Lean transformacija Srbije, Talija, 2018.

[4] Vojislav Stoiljković, Lean u zdravstvu, Despot Book, 2013.

[5] Womack& Jones, p. 311

[6] Vojislav Stoiljković, Lean in Healthcare, Lambert, 2018.