Lean projekat 02/2012: Poboljšanje procesa kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika u KCN

Realizacija Lean projekta 01-2012 davala je vidljive rezultate i izazvala je pažnju i drugih klinika. Posle održane prezentacije 15.05.2012. godine za direktore i zamenike direktora klinika u KCN o ostvarenim rezultatima na Lean projektu 01-2012, dobio sam predloge i sa drugih klinika da se i kod njih započne sa realizacijom Lean projekata. U dogovoru sa prof.dr Borislavom Kamenovim odabran je Lean projekat 02-2012: Poboljšanje procesa kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika, koji se realizuje u Centru za medicinsku biohemiju. Ovaj proces je dobro odabran, jer Centar za medicinsku biohemiju opslužuje 25 klinika KCN, kao i ostale ustanove sekundarne zdravstvene nege sa područja Jugoistočne Srbije. U Centru za medicinsku biohemiju se analizira nekoliko stotina biohemijskih markera, a godišnje se uradi oko 2.000.000 različitih biohemijskih analiza. Rezultati biohemijskih laboratorijskih dijagnostika su veoma značajni za uspostavljanje pravilne dijagnoze za pacijente, kao i za pozitivan ishod njihovog lečenja.

2.000.000 različitih biohemijskih analiza može da se uporedi sa masovnom proizvodnjom automobila. Samo iz tog poređenja može se lako zaključiti da je primena Lean koncepta u ovom slučaju, kao što je to u proizvodnji automobila, više nego potrebna. Lean u osnovi ima TPS – Toyota Production Systems, koji se već više godina koristi za poboljšanje zdravstvene nege (Robert Chalice, 2010). Rezultati koje su ostvarile poznate bolnice u svetu ukazuju da su koristi višestruke.

Prvi korak na realizaciji Lean projekta 01-2012 bio je da se definiše čarter na projektu. Ovaj dokument je pripremio autor knjige u saradnji sa vd direktorom KCN prof.dr Borislavom Kamenovim.

Čarter na projektu

Lean projekat 02-2012: Poboljšanje procesa kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika u Kliničkom centru Niš

Čarter tima
MisijaProceniti i poboljšati Proces kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika u Kliničkom centru u Nišu, uključivanjem stručnog osoblja iz Centra za medicinsku biohemiju i sa klinika koje imaju najviše zahteva za ispitivanjima koji će koristiti Lean alate.Granice procesa: Ovaj proces počinje indikovanjem analize na klinikama KCN i uzimanjem biološkog materijala od pacijenata u prijemnoj ambulante, a završava se predajom izveštaja o ispitivanju, odnosno rezultata laboratorijskih ispitivanja na klinikama ili pacijentima dali biološki materijal u prijemnoj ambulanti.			RezultatiTim će snimiti proces primenom SIPOC modela, snimiti kartu toka procesa i kartu toka vrednosti kako bi ostvario sledeće postavljene ciljeve:Smanjenje vremena dobijanja rezultata laboratorijskog ispitivanja za na 60 minuta u narednih 6 meseciSmanjenje administrativnih aktivnosti za 20% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Smanjenje zaliha potrebnih materijala za laboratorijska ispitivanja za 10% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Smanjenje grešaka laboratorijskih ispitivanja za 10% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Poboljšano korišćenje raspoloživog prostora za 10% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci
Trenutno stanje u procesu nege novorođenih beba u Kliničkom centru NišU procesu kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika u Kliničkom centru u Nišu postoje problemi koji dovode do 8 velikih rasipanja koja su uobičajena u zdravstvu. Poseban problem se javlja u aktivnosti prijem uzoraka za laboratorijsko ispitivanje, kao i prijem pacijenata koji donose uzroke za ispitivanje. Trenutno raspoloživi prostor za odvijanje svih aktivnosti u procesu čini se da nije dovoljan i da zahteva detaljnu analizu u cilju boljeg korišćenja postojećeg prostora, pre nego se pređe na traženje dodatnog prostora.Lekari i saradnici koji rade u procesu kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika veliki deo svog radnog vremena provode u administrativnim poslovima koji ne dodaju vrednost.
Rezultati Izraditi kartu procesa aktuelnog stanja i budućeg stanja za Proces kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika. Izraditi kartu toka vrednosti aktuelnog i budućeg stanja za Proces kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika. Izraditi i implementirati novi standardni rad za Proces kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika. Izraditi Radni list analize prevencije ispada kako biste obezbedili izbegavanje greške u bilo kojoj promeni procesa. Obučiti novo osoblje za nove standarde. Implementirati 5S program u Centru za medicinsku biohemiju. Dokumentovati poboljšan proces kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika. Nadgledati promene (i prilagoditi ako je potrebno) kako bi se osiguralo da se promene kontrolišu i održavaju tokom vremena.
Očekivani obim/Pristup/Aktivnosti Obim ovlašćenja tima i fokus su: Procesi od prijema indikovanja analize na klinikama KCN i uzimanja biološkog materijala od pacijenata u prijemnoj ambulanti uzoraka pa do izdavanja rezultata laboratorijskih ispitivanja. Promene tokom događaja treba da odobri Vlasnik procesa i načelnik odgovarajuće laboratorije uz komunikaciju sa drugim zainteresovanim stranama ako je potrebno. Ovaj pristup će koristiti Lean metodologiju mapiranja toka vrednosti kako bi se ostvarili rezultati. Realizovati jednonedeljne Kaizen događaje za implementaciju predloženih Lean alata u cilju poboljšanja procesa. Uključiti i druga odeljenja radi podrške tokom događaja.
Faktori usaglašavanja sa strategijom Vreme dobijanja rezultata u zavisnosti od tipa uzoraka Smanjene administrativne aktivnosti lekara, laboranata i tehničara za 20% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Efikasnost (smanjeno vreme od prijema uzoraka na laboratorijsko ispitivanje do prosleđivanja rezultata laboratorijskog ispitivanja naručiocu ispitivanja …) Rast (povećanje korišćenja raspoloživog kapaciteta i smanjenje broja situacija kada dolazi do kritičnih situacija po zdravlje pacijenta čiji uzorak je bio na ispitivanju) Laboratorijska efektivnost koja se ogleda u dobijanju tačnih rezultata u najkraće moguće vreme za određenu vrstu laboratorijskog ispitivanja.
Timski proces
Deo procesa	Učestalost			Ciljna grupa/distribucija
Provera interesenata	Dnevno, tokom 30-60 dana događaja Članovi tima, lično, za sve interesente			Članovi tima, lično, za sve interesente
Distribucija informacija	Jednom nakon prvog pripremnog sastanka Dnevno nakon svakog dana događaja 30-60 prateće aktivnosti Od tima interesentima, nakon prvog pripremnog sastanka Od tima celom osoblju			Od tima interesentima, nakon prvog pripremnog sastanka Od tima celom osoblju
Sastanci tima	Pripremni sastanci na početku projekta i svake nedelje po jedan sastanak Dnevno, tokom događaja, nedeljne prateće aktivnosti Tim, vlasnik procesa, pomagač, šampion Tim, vlasnik procesa, pomagač			Tim, vlasnik procesa, pomagač, šampion Tim, vlasnik procesa, pomagač
Izveštavanje o statusu	30-60 prateće aktivnosti i izveštaji Tim, vlasnik procesa, pomagač, šampion			Tim, vlasnik procesa, pomagač, šampion
Očekivani rezultati
Koristi (Koje su dobiti od rezultata?)		Metrika (Kako će se rezultati meriti?)
Smanjenje vremena dobijanja rezultata laboratorijskog ispitivanja na 60 minuta u narednih 6 meseci Smanjenje administrativnih aktivnosti za 20% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Smanjenje zaliha potrebnih materijala za laboratorijska ispitivanja za 10% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Smanjenje grešaka laboratorijskih ispitivanja za 10% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Poboljšano korišćenje raspoloživog prostora za 10% u odnosu na sadašnje stanje u narednih 6 meseci Poboljšano zadovoljstvo korisnika laboratorijskih ispitivanja za 50% Vreme dobijanja rezultata u zavisnosti od tipa uzoraka Vreme trajanja adminstrativnih aktivnosti Zalihe potrebnih materijala Greške koje se javljaju u procesu kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika Raspoloživost prostora za laboratorijska ispitivanja Zadovoljstvo korisnika usluga Centra za medicinsku biohemiju		Vreme dobijanja rezultata u zavisnosti od tipa uzoraka Vreme trajanja adminstrativnih aktivnosti Zalihe potrebnih materijala Greške koje se javljaju u procesu kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika Raspoloživost prostora za laboratorijska ispitivanja Zadovoljstvo korisnika usluga Centra za medicinsku biohemiju
Pretpostavke Broj laboratorijskih ispitivanja će se povećavati u narednom periodu po stopi od 10% na godišnjem nivou. Rukovodstvo Kliničkog centra u Nišu i osoblje u Centru za medicinsku biohemiju će podržati promenu.		Rizici Osoblje Centra za medicinsku biohemiju neće pratiti nove standarde. Neki interesenti neće podržati promenu.
Interni problemi Ne postoji dobra komunikacija između lekara sa klinika i lekara u Centru za medicinsku biohemiju Nedovoljno prostora kojim raspolaže Centar za medicinsku biohemiju. Loše održavanje instalacija od strane službe za održavanje na nivou Kliničkog centra Niš Donošenje uzoraka za laboratorijsko ispitivanje direktno u prostor za laboratorijsko ispitivanje, a ne u posebno izdvojenu prostoriju.		Eksterni problemi Nedovoljno razumevanje društvene zajednice za potrebnim resursima u Centru za medicinsku biohemiju Pritisak javnosti i ružna slika koja se stvara o radu Centra za medicinsku biohemiju u slučajevima kada do nekih neusaglašenosti.
Vremenski okvir za realizaciju projekta: Projekat treba da bude realizovan u periodu od 10.06. – 31.10.2012. godine
Lokacija/Revizija # Poverljivo

U Nišu, 05.06.2012. Generalni direktor Kliničkog centra Niš

Prof.dr Borislav Kamenov

Pošto je definisan čarter na projektu bilo je potrebno da se odredi multidisciplinarni tim koji će realizovati Lean projekta 01-2012. Posle konsultacija sa prof.dr Vidosavom Đorđević iz Centra za medicinsku biohemiju vd direktor KCN je formirao tim za Proces kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika. Sponzor tima je bila prof.dr Vidosava Đorđević, lider tima Dr sc.med. Vladan Ćosić, a članovi tima su bili: Mr biol. Predrag Vlahović, Asist.dr Milan Radojković, dr Dragana Stanković Ferlež, Radica Milivojević, med.sestra, Lela Kocić, med.sestra, Gorana Stanković, Dr sc.med. Slavica Kundalić. Kasnije je tim proširen sa novim članovima: Mitić Irena, lab.teh., Biljana Stanković, lab.teh., Mirjana Stamenković, lab.teh., Stojanović Dragana, lab.teh., Đorđević Jelena, lab.teh., Stojanović Dragica, lab.teh., Rajković Slavica, lab.teh.

Ostale detalje o realizaciji ovog projekta možete videti u knjizi LEAN U ZDRASTVU na sledećem linku: https://www.google.com/search?sourceid=navclient&aq=&oq=lean+u+zdravstvu&ie=UTF-8&rlz=1T4GGNI_enDE510&q=lean+u+zdravstvu&gs_l=hp…0i22i30j41l3.0.0.0.4936………..0.Z7GTdrSB8g8