Veza Lean alata i ISO 9001:2015

Kako integrisati dva sistema menadžmenta Lean i ISO 9001:2015 u jedan sistem?

Kako uraditi više sa manje?

Obuka stručnjaka kompanije HEMOFARM na temu: VEZA LEAN ALATA I ISO 9001:2015

QMS – sistem menadžmenta kvalitetom i Lean menadžment su namenjeni poboljšanju procesa u kojima radimo. Primenjivanje dva različita sistema menadžmenta, koji imaju dva različita odeljenja sa neusaglašenim ciljevima, je rasipanje. Nova verzija ISO 9001:2015 će naterati organizacije da menjaju svoje sisteme menadžmenta kvalitetom, a to pruža odličnu priliku za integraciju Lean koncepta menadžmenta u sistem menadžmenta kvalitetom, koji se zasniva na ISO 9001:2015. To će biti prilika da organizacije integrišu ta dva sistema menadžmenta i da oforme LEAN CENTAR IZVRSNOSTI koji će objediniti oba sistema u jedan.

Ako se aktivnosti razumeju i upravljaju kao uzajamni odnosi procesa, tako da funkcionišu kao koherentan sistem, onda se efektivnije i efikasnije postižu  konzistentni i predvidivi rezultati. Zato internacionalni standard ISO 9001:2015 promoviše usvajanje procesnog pristupa pri razvoju, implementaciji i poboljšanju efektivnosti sistema menadžmenta kvalitetom. Time postaje veće zadovoljstvo kupca pri ispunjavanju zahteva standarda. Vreme je za novi standard i Lean koncept!

Komitet, zadužen za standard kvaliteta ISO 9001, od 1987. godine poboljšava svaku novu reviziju. Najnovija revizija se pojavila 23. septembra ove godine. Poboljšanja se odnose na prihvatanje najboljih praksi, koje već više godina primenjuju najbolje kompanije u svetu, npr. kompanija Toyota. Razlog za ovo je vrlo jednostavan. Danas nije dovoljno da kompanija dobije certifikat, jer to u suštini ne obezbeđuje opstanak na tržištu, ako prilikom uvođenja standarda nije smanjeno ili eliminisano 8 velikih rasipanja, koja se javljaju u procesima koje realizuje kompanija.

Lean je koncept koji koristi resurse za bilo koju oblast, a radi stvaranja vrednosti za kupca, u protivnom dolazi do rasipanja. Rasipanje treba da bude eliminisano ili bar smanjeno. U japanskom jeziku se za kontinuirano poboljšanje koristi reč Kaizen. Lean vidi vrednost u bilo kojim aktivnostima ili procesima za koje je kupac spreman da plati. Uklanjanjem aktivnosti koje ne dodaju vrednost, dobijate vrednost u smislu smanjenja troškova za resurse i nepotrebni rad.

To nije ili / ili izbor između ISO 9001:2015 i Lean. Oba pristupa se mogu koristiti. Lean može doprineti poboljšanju procesa koji su potrebni za sistem menadžmenta kvalitetom ISO 9001:2015. Integracija Lean metodologije u ISO 9001:2015 sistema menadžmenta kvalitetom može pomoći da se poboljša identifikovanje i uklanjanje rasipanja iz procesa, što dovodi do procesa koji teče glatko i stvara bolju vrednost za organizaciju i kupca. Ovo je korisno za investiranje i dobro prilagođavanje podršci sistema menadžmenta kvalitetom.

Neke od filozofskih ideja za implementacije Lean su:

• Ne postoje granice za poboljšanje; ništa nije dovoljno dobro da ne bi moglo da se poboljša.
• Dobiti činjenice sa mesta realizacije posla; ljudi bliži problemu mogu da imaju bolje ideje.
• Ne zahtevati perfektno rešenje; bilo koje poboljšanje je dobro za početak.
• Ideje svih članova tima su ravnopravne.
• Izgraditi vizuelno okruženje u kome status procesa može lako da se vidi.

Izgraditi Lean kulturu poboljšanja.

Lean naglašava pristup učenje kroz rad, pri čemu su članovi tima za poboljšanje procesa oni koji su tesno povezani sa dodavanjem vrednosti proizvodu ili usluzi. Ceo proces se zasniva na definisanju vrednosti za kupca, fokusirajući se na tok vrednosti, čineći da vrednost teče i dozvoljavajući kupcima da vuku proizvod ili uslugu koju žele, uz nemilosrdnu težnju ka savršenstvu kroz isporuku na vreme i po odgovarajućoj ceni. Lean ima veoma široku zbirku alata i koncepata. Pregledom najvažnijih od tih, razumevanje šta su i kako mogu da pomognu, je odličan način da se započne Lean putovanje prema savršenstvu.

Postoji mnogo sjajnih ideja da se istraži Lean. Dakle, gde bi trebalo da počnete? Jedan od načina da počnete je da se upoznate sa najvažnijim Lean alatima, sa kratkim opisom i kratkim objašnjenjem kako svaki alat može da poboljša odvijanje vašeg procesa i aktivnosti. Ako vam se učini da neki alat može da vam pomogne u Lean primeni, istražite ga dublje da odlučite da li je to nešto čime treba da se bavite sada … ili kasnije. Mnogi od ovih alata mogu da se uspešno koriste pojedinačno – izolovano, što čini mnogo lakši početak. S druge strane, koristi će se sjediniti ako se koristi više alata, jer se oni međusobno podržavaju  i pojačavaju jedan drugog.

Kao što stetoskop pomaže u određivanju dijagnoze pacijenta, Lean alati se koriste za identifikaciju i prikupljanje informacija radi adekvatnog merenja. Ovo podrazumeva timski rad, jer se dijagnoza obično postavlja pomoću multi-disciplinarnog pristupa. Ovo omogućava da se donesu izjava ili zaključak u pogledu prirode ili uzroka oblasti ili procesa kojoj je potrebno posvetiti pažnju. To će omogućiti prelazak sa procene oblasti ili procesa kroz dalju analizu i razumevanje do obezbeđivanja da su preduzete tačne akcije (tretman).

Recepti predstavljaju tretman nakon procene i dijagnoze. U Lean procesu, tretman podrazumeva primenu Lean alata na proces ili oblast. U medicini, krajnji cilj je da pacijent ozdravi. U Lean cilj je da se dostigne stanje kontinuiranog poboljšanja procesa.

Postoji više od 100 Lean alata (Michael George …, Lean Six Sigma Pocket Toolbook, 2003). Na sreću, postoji Pareto princip koji kaže da je vitalna manjina 20%. To znači da je 20 do 30 Lean alata dovoljno da zadovolji sve zahteve koji postoje u standardu ISO 9001:2015. U narednim tabelama su prikazani nek od Lean alata koji treba da nađu primenu pri tranziciji na novu reviziju standarda ISO 9001:2015.

Tokom proteklih 20 godina, oni koji su primenjivali Lean koncept koristili su razne alate da učine procese zdravim. Postoje desetine Lean alata uključujući alate prikazane u Tabeli 1 (izvod iz nove knjige prof. Stoiljkovića – LEAN I ISO 9001:2015 koja će se uskoro pojaviti):

Tabela 1 – Lean alati

U Tabeli 2 su prikazani neki osnovni Lean alati koji se najčešće koriste i koji mogu da se povežu sa zahtevima standarda ISO 9001:2015.

Tabela 2 Lean alati za ISO 9001:2015

Najbolji način za ispunjenje zahteva standarda ISO 9001:2015 je da organizacija omogući da su svi saradnici stekli znanje i veštine na nivou Lean žuti pojas, da je 10% zaposlenih steklo znanje i veštine na nivou Lean zeleni pojas i da je najmanje 2% zaposlenih steklo znanje i veštine na nivou Lean crni pojas.