Za mapiranje toka procesa koristi se SIPOC model (slika ispod). Proces obično mapira tim koji je sastavljen od stručnjaka koji rade u procesu, ali i od nekog člana sa strane koji može da postavlja pitanja i da tako izoštri pogled na proces.

mapiranje toka procesa

Mapiranje procesa je alat koji se koristi za razumevanje, analiziranje i dokumentovanje procesa i aktivnosti u organizaciji i pomoć u identifikovanju prilika za poboljšanje. Karta procesa pokazuje korake uključene u pretvaranje specifičnog ulaza u zahtevani izlaz.

Mapiranje procesa je sistematski pristup dokumentovanja procesa i njihovih povezanih vremena ciklusa. Mapiranje procesa može da se sastoji iz više nivoa. Ono obezbeđuje da se na brz i efektivan način uspostavi slika specifičnih:

  • sekvenci i interakcija (povezanosti) procesa (nivo 1 – karta makroprocesa);
  • aktivnosti (ključni koraci procesa) koje se dešavaju unutar postojećeg procesa (nivo 2 – karte mikroprocesa);
  • detalja procesa u definisanim kontrolnim tačkama (nivo 3 – detaljne karte procesa).

Uopštena karta nekog makroprocesa prikazana je na slici ispod. Sa slike ispod se vidi da se makroproces sastoji iz više procesa koji se odvijaju sekvencijalno ili paralelno.

Karta mikroprocesa opisuje sekvence ključnih koraka ili aktivnosti unutar procesa za transformaciju ulaza u izlaze.

Karta detalja procesa opisuje specificiranu kontrolnu tačku u procesu i sastoji se iz sledeća dva dela:

1. Kratak paragraf koji objašnjava detalje procesa u kontrolnoj tački.

2. Nekoliko listi promenljivih (kontrolni elementi – parametri) koje nabrajaju ključne mere pridružene specifičnoj kontrolnoj tački.

Na osnovu uspostavljenih karti procesa može da se objasni zbog čega se procedura, dokument standardnog rada ili radno uputstvo specificirajuna baš određeni način. Ljudi će se prilagoditi procedurama i/ili radnim uputstvima ako razumeju svrhu procesa. Dodatni detalji i razjašnjenje bilo kog mogućeg pogrešnog razumevanja u procesu mogu se uključiti u pomenuti paragraf.

mapiranje toka procesa 2

Karta procesa, ili karta toka, je:

  • Vizuelno predstavljanje procesa koje može da ilustruje:

–       Koje se aktivnosti završavaju, ko to radi i u kojoj sekvenci

–       Prekide između odeljenja i pojedinaca

–       Interne i eksterne operativne granice (staze za plivanje)

Zašto mapirati proces?

–       Dijagnoza i poboljšanje.  Odrediti uzroke problema ili stanje. Obezbediti kritičnu procenu šta se stvarno dešava u organizaciji.*

–       Zahtev.  Ispuniti regulatorne ili industrijske standarde, takve kao ISO certifikacija ili zakonske regulative.

–       Obuka i komunikacija.  Služi kao komponenta obuke ili operativni priručnik.

Mapiranje procesa može da se realizuje neformalno i formalno

–       Neformalni metod je bolji za početak i za osiguranje da se pridobiju ljudi

–       Formalni metod osigurava strogost i tačnost

Tipični razlozi za mapiranje procesa su:

Da poboljšate proces vi morate da ga razumete

  • Kompleksnosti procesa i nedostatak razumevanja ograničava pokušaje menadžmenta da poboljšaju procese
  • Analitičke veštine i veštine mapiranja procesa dozvoljavaju nam da razumemo i komuniciramo procese menadžmentu, zaposlenima i korisnicima
  • Identifikovanje efikasnosti ishoda i gde sistem može da ih podrži

Nadalje se daje prikaz karte procesa koja je realizovana tokom realizacije Lean projekta u Kliničkom centru Niš.

Tim koji je radio na realizaciji Lean projekta održao je sastanka na kojima se vodila diskusija sa pogledom na celokupan proces, od rođenja bebe, preko njenog zbrinjavanja na GKA, slanja na KDIB ili KDHO, do otpusta. Tom prilikom je popunjen i pripremljen formular za SIPOC model.

O organizaciji
 Organizacija Klinički centar Niš
Rukovodilac Prof.dr Borislav Kamenov
Telefon: e-mail:
Šef tima Prof.dr Ljiljana Šaranac
Telefon: e-mail:
  SIPOC model procesa
Naziv procesa Proces zbrinjavanja novorođenih beba u Kliničkom centru Niš Oznaka procesa A
Vlasnik
Sponzor Prof.dr Borislav Kamenov
S  Isporučilac  Druge medicinske ustanove koje prema regionalnoj organizaciji upućuju pacijente / trudnice na Kliniku za ginekologiju i akušerstvo Kliničkog centra Niš.Apoteka Kliničkog centra Niš koja klinici isporučuje medikamente i hirurški materijal.
I Ulaz Pacijenti / trudnice koje se upućuju na porođajZa uspešan tretman pacijenata / trudnica potrebno je na ulazu obezbediti sledeće dokumente i resurse:

  • Neophodan medicinski materijal
  • Potrebni medikamenti
  • Uput lekara specijaliste na stacionarno lečenje
  • Laboratorijski pregled, rendgen dijagnostika i drugi potrebni nalazi.

Neophodan administrativni materijal
P Proces Detaljan opis procesa dat je u nastavku ovog dokumenta.
O Izlaz Rezultat procesa je sprovedeno lečenje i nega trudnice i novorođene bebe.Drugim rečima, rezultat procesa jesu pacijenti / trudnice nad kojima je uspešno sproveden porođaj i koji se otpuštaju kućama sa zdravom novorođenom bebom, pacijenti / trudnice koje se premeštaju na druge klinike sa novorođenom bebom radi daljeg lečenja i preminuli pacijenti.Dokumentacija koja prati pacijente / trudnice koji napuštaju kliniku:

  • istorija bolesti, izveštaj stacionarne zdravstvene ustanove, izveštaj o hospitalizaciji, otpusna lista (u slučaju otpuštanja ili premeštanja na drugu kliniku)
  • Sprovodnica, posmrtni karton, evidencioni list leša, potvrda o smrti (u slučaju smrtnog ishoda)
C Kupac Trudnice, novorođene bebe, njihova familija, društvo, druge klinike koje preuzimaju pacijente / trudnice i novorođene bebe ili kapela.
Kritični resursi Lekari i medicinsko osoblje na Klinici za ginekologiju i akušerstvo, Klinici za dečje interne bolesti i Klinici za dečju hirurgiju i ortopediju. Raspoloživi medikamenti i medicinska oprema potrebna za negu i lečenje trudnice i novorođene bebe.
Povratna veza Povratna veza obezbeđuje se kroz redovne kontrole pacijenata / trudnica i novorođenih beba nakon porođaja, kroz sprovođenje standardnih operativnih procedura. U slučaju prebacivanja pacijenta / trudnice i novorođene bebe na drugu kliniku, povratne informacije se dobijaju od klinike na koju je upućena trudnica i novorođena beba.
Parametri procesa Smrtnost novorđenih beba; Zadovoljstvo pacijenata / trudnica; Vreme transporta do druge klinike; Vreme čekanja; Vreme odgovora na pozivi sestre preko svetlosnog signala; Komunikacija sa pacijentom / trudniciom; Vreme potrebno za otpusnu listu; Dužina boravka trudnice u Kliničkom centru Niš; Broj premeštanja trudnice i novorođene bebe na druge klinike; Broj neogovarajućih dijagnoza zdravlja trudnice i novorođene bebe
Uticaj drugih procesa Postoji tesna sprega sa drugim procesima kojima se obezbeđuju potrebni uslovi za lečenje i negu na Klinici za ginekologiju i akušerstvo, a po potrebi i na Klinici za dečje interne bolesti ili Klinici za dečju hirurgiju i ortopediju. U tom smislu moguće je poslati trudnicu i novorođenu bebu na drugu kliniku radi nastavka lečenja, vratiti trudnicu sa tih klinika na Kliniku za ginekologiju i akušerstvo radi pribavljanja dodatnih analiza, pribavljati mišljenja drugih specijalista i slično i otpustiti trudnicu i novorođenu bebu.

Na osnovu sagledavanja celokupnog procesa od porođaja trudnice  do izlaska zdrave bebe iz bolnice, članovi tima su bili u prilici da identifikuju i snime makro-kartu procesa zbrinjavanja novorođenih beba u Kliničkom centru Niš (slika ispod).

mapiranje toka procesa 3

Makro karta procesa zbrinjavanja novorođenih beba u KCN

Na osnovu makro karte procesa članovi tima su detaljno opisali svaku aktivnost što je prikazano u Priručnicima o procesima.