Mapiranje toka vrednosti je metod koji vizuelno prikazuje tokove proizvoda, materijala i informacija tokova u okviru nekog proizvoda ili usluge.Mapiranje toka vrednosti pruža širok pogled na proces koji je odabran za poboljšanje. U zavisnosti o procesa koji se mapira, može da obuhvata čitav tok usluge, od dolaska pacijenta do otpusta, ili od narudžbine do isporuke. Tok vrednosti ilustruje i fizički tok pacijenta ili proizvoda kroz organizaciju, i tok informacija u vezi sa pacijentom ili proizvodom. Dok se poboljšanje procesa fokusira na detalje specifičnog procesa (na primer, pojedinačni koraci u vezi sa rendgenom), fokus toka vrednosti je na celom procesu, od početka do kraja. Sposobnost da se fokusirate na obe ove oblasti je bitna za transformaciju procesa isporuke vrednosti (Thomas ZIdel, 2006).
Mapiranje toka vrednosti (MTV) je metoda mapiranja procesa korišćena da dokumentuje tekuća i buduća stanja informacija i tokova materijala u toku vrednosti od kupca do isporučioca. Tok vrednosti je skup specifičnih akcija (dodata vrednost i nedodata vrednost) zahtevanih za specifični proizvod ili uslugu preko tri kritična menadžerska zadatka za svaki biznis: rešavanje problema, informacioni menadžment i fizička transformacija. Mapiranje toka vrednosti (MTV) se koristi kao komunikacioni alat, alat za planiranje biznisa i menadžerski alat.
Preko mapiranja toka vrednosti ispituje se proces od početka do kraja. Svaki korak u procesu se uključuje u crtež koji deluje kao vizuelno predstavljanje tokova informacija i materijala. Drugim rečima, kreira se karta sistema od-kraja-do-kraja; to se zove karta tekućeg stanja. Karta budućeg stanja pokazuje kako stvari treba da se odvijaju da se dobije najbolja konkurentska prednost. Prilike za poboljšanje u svakom koraku koje mogu da imaju značajan uticaj na ukupan sistem, se ističu na karti budućeg stanja i zatim se implementiraju, stvarajući jednostavniji proizvodni proces ili proces pružanja usluge.
Ključ za mapiranje toka vrednosti je da se vidi velika slika kao zbir delova, a ne optimiranje jednog dela jednog koraka ili „utvrđivanje nečega što je prekinuto“. Vidi se kako se taj korak uklapa u ukupan proces i kako će njegova promena uticati na ukupan proces. To omogućuje da zamislite kako će različite vrste promena ili kombinacija promena na više mesta u procesu uticati na ceo sistem. Tada može da bude izabrana promena, ili skup promena, koje će rezultirati u efikasniju ukupnu proizvodnju ili pružanje usluge.
Cilj mapiranja toka vrednosti je da se identifikuju poboljšanja koja mogu da se realizuju u cilju smanjenja rasipanja, kao što su vreme čekanja i kretanja ili prazne operacione sale, čime se pojednostavljuje, tako da može da isporuči bolji proizvod ili uslugu kupcu.
Za mapiranje toka vrednosti koriste se simboli / ikone koji se mogu smatrati standardnim. Na slici ispod prikazani su neki simboli sa objašnjenjima koji se koriste za označavanje procesa, toka materijala, kao i opšti simboli.[1]
Značenje nekih od prikazanih simbola za mapiranje toka vrednosti se nadalje ukratko opisuje.
Proces predstavlja korak u vašem procesu i prikazuje tok koraka procesa potrebnih da se završi proizvod, usluga (pružanje zdravstvene nege) ili administrativna funkcija, od narudžbine do isporuke (npr. fakturisanje).
Kupci / isporučioci su već usaglašeni sa zahtevima za češćim isporukama. Da bi dobili isporuku male serije, sve što treba da uradite je da zahtevate malu seriju. Ali, da ova promena bude uspešna, isporučiocima treba nešto odgovoriti: njima su potrebne tačne informacije, stabilan raspored i bez suparničkih odnosa.
Ulazi i izlazi identifikuju uključenje promene i vreme ciklusa, rad i doradu.
Zaliha se predstavlja na karti toka vrednosti jednostranim trouglom sa upisanim iznosom zaliha u trouglu.
Karta stanja je jednostavno skup povezanih operacija i redova, počev od isporučioca završno sa kupcem.
Linija vremena – hronologija se koristi da predstavi i uporedi vremena za dva elementa, ali nije fokusirana na potrošene resurse i na generisani otpad u izradi proizvoda ili pri pružanju usluge.
Simboli za proces, tok materijala i opšti simboli
Pri realizaciji Lean projekta u Kliničkom centru Niš članovi tima u saradnji sa prof.dr Vojislavom Stoiljkovićem mapirali su karte toka vrednosti tekućeg i budućeg stanja (slike ispod).
Na karti toka vrednosti možemo dodati informacije o vremenu provedenom u svakom koraku, dodatno razdvojiti to vreme u vreme provedeno u ono što je korisno za pacijenta i vreme koje ne dodaje nikakvu vrednost za pacijente. Podela vremena na svakom koraku je važan koncept u MTV (Mapiranje Toka Vrednosti). Dodatna vrednost (DV) su u suštini one akcije za koje će pacijent / kupac biti spreman da plati (npr: 20 minuta je proveo vreme u prostoriji lekara opšte prakse na pregledu), a nisu dodatna vrednost (NDV) one akcije za koje pacijent / kupac nije spreman da plati (npr: 120 minuta provedenih u čekanju na rezultate ispitivanja ili na prijem lekara).
Karta tekućeg stanja toka vrednosti procesa biohemijskih laboratorijskih dijagnostika
Poređenjem karte tekućeg (slika iznad) i budućeg stanja toka vrednosti procesa biohemijskih laboratorijskih dijagnostika (slika ispod) uočavaju se velika poboljšanja. Vreme, koje dodaje vrednost, ostalo je i u budućem stanju 29 minuta, ali se zato znatno smanjilo vreme koje ne dodaje vrednost sa 108 minuta, na samo 11 minuta. Ako se proces posmatra od trenutka kada je lekar ostavio laboratorijski uput u KUTIJI ZA BALANSIRANJE PREUZIMANJA UZORAKA (primenjen Heijunka Lean alat), do trenutka kada je dobio rezultat, vidi se da su dobijena još veća poboljšanja. Naime, u budućem stanju toka vrednosti lekar specijalista dobija rezultate za manje od 60 minuta, od trenutka kada je uzorak preuzet sa njegove klinike.
Karta budućeg stanja toka vrednosti procesa biohemijskih laboratorijskih dijagnostika
Mapiranjem toka vrednosti ostvareno je još jedno poboljšanje, a odnosi se na RAD U PROCESU, odnosno broj uzoraka koji se u nekom trenutku nalazi u procesu. Na karti tekućeg stanja toka vrednosti taj broj uzoraka može u nekom trenutku da bude i veći od 100 uzoraka, a u budućem stanju toka vrednosti taj broj se kreće oko 40 uzoraka, 20 pristiže, a 20 izlazi iz procesa.
[1]http://www.sigmaxl.com/LEANtemplates.shtml#ValueStreamMapping