Lean proces kontrole dokumentovanih informacija u ISO 9001:2015

U klauzuli 7.5 Dokumentovane informacije - od organizacije se zahteva da uspostavi proces za upravljanje dokumentovanim informacijama.

Prema definiciji datoj u standardu ISO 9001:2015,  klauzula 3, Termini i definicije, pod tačkom 3.11, se za dokumentovane informacije kaže, da su to informacije koje treba da se kontrolišu i održavaju u organizaciji, kao  i mediji na kojima se nalaze informacije. Pri tome se napominje da dokumentovane informacije mogu biti u bilo kom formatu i medijima i formi bilo kog izvora; dokumentovane informacije mogu da se odnose na sistem menadžmenta kvalitetom, uključujući i povezane procese; informacije kreirane, kako za organizaciju (dokumentacija potrebna da funkcioniše organizacija), tako i kao dokaz o postignutim rezultatima (zapisi).

7.5.1 Opšte

U klauzuli 7.5.1 Opšte, od organizacije se zahteva da uključi dokumentovane informacije zahtevane na osnovu standarda ISO 9001:2015, dokumentovane informacije koje utvrdi organizacija kao neophodne za delotvornost sistema menadžmenta kvalitetom.

Obim dokumentovanih informacija za sistem menadžmenta kvalitetom može se razlikovati od jedne organizacije do druge, zbog veličina organizacije i njene vrste aktivnosti, procesa, proizvoda i usluga složenosti procesa i njihove interakcije, kompetencije osoba. To znači da će opseg dokumentovanih informacija, koji je neophodan da podrži rad procesa, a koji se povezuje sa klauzulom 4.4, biti različit od organizacije do organizacije, zavisno od napred pomenutih faktora. I ovde je dozvoljeno da organizacija bude fleksibilna i sama odredi opseg. Na obim dokumentovanih informacija može da utiče i potreba da se imaju dodatne informacije, mimo navedenih u standardu ISO 9001:2015. Te potrebe mogu da proisteknu zbog kupca, regulatornih tela ili dodatnih zahteva od strane same organizacije.

Svaka organizacija mora da odredi koja dokumentacija je potrebna za ispunjenje zahteva standarda ISO 9001:2015. Obim i vrsta potrebne dokumentacije zavisiće od složenosti proizvoda / usluga i procesa, vrste aktivnosti, efekta na kvalitet, rizika od nezadovoljstva kupca, ekonomskog rizika, efektivnosti i efikasnosti, kompetentnosti osoblja. Jedna od značajnih izmena u novoj reviziji standarda, u vezi sa dokumentacijom, je da više nema potrebe za PRIRUČNIKOM O KVALITETU i ŠEST OBAVEZNIH PROCEDURA.

7.5.2 Kreiranje i ažuriranje

U klauzuli 7.5.2 Kreiranje i ažuriranje od organizacije se zahteva da prilikom kreiranja i ažuriranja dokumentovanih informacija obezbedi identifikaciju i opis (npr. naslov, datum, autor ili poziv na broj), format (npr. jezik, verzija softvera, grafika) i medij (npr. papir, elektronski), preispitivanje i odobrenje za pogodnosti i adekvatnosti.

ISO 9001:2015 ne zahteva dokumentovanu proceduru za kreiranje, ažuriranje i kontrolu dokumentovanih informacija. I pored toga, poželjno je da organizacija ima proceduru za kreiranje, ažuriranje i na kraju, kontrolu nad dokumentovanim informacijama. Sistem za upravljanje dokumentovanih informacija ne mora sam po sebi da bude dokumentovan, što je velika promena u odnosu na staru reviziju standarda iz 2008. Organizaciji je ostavljen izbor da odredi i opiše svoj sistem unutar dokumentovanih informacija (tj. dokumentovane procedure). Tako će za organizaciju biti mnogo manje zabune.

Pri kreiranju i ažuriranju dokumentovanih informacija potrebno je da se obezbedi identifikacija i opis (nešto po čemu može lakše da se pretraži i pristupi dokumentu – naslov, datum, autor, tip dokumenta itd.), da se zna u kom formatu je dokumentovana informacija, da li je u obliku pisanog dokumenta ili je u elektronskoj formi, ko ima pravo da kreira, ko odobrava i ko preispituje dokumentovanu informaciju. Ovde je poželjno i da se prati istorija dokumentovane informacije. To znači da može da se vidi ko i kada je ažurirao, ko i kada je pregledao, kome je prosleđena dokumentovana informacija i slično.

Najbolji način da se ovaj zahtev standarda ispuni je da organizacija poseduje neki od softvera za elektronsko upravljanje dokumentacijom koji podržava Lean proces upravljanja dokumentovanim informacijama. Autor ove knjige može čitaocima da preporuči da pogledaju program EDM – Electronic Document Management, koji je razvila i stalno inovira CIM Grupa d.o.o., počev od 1994. godine do danas (više detalja na http://www.cimgrupa.eu/portfolio-item/softver-za-elektronsko-upravljanje-dokumentacijom-opisys-net-edm/ ).

Nadalje se daje kraći prikaz kreiranja i ažuriranja dokumentovanih informacija u Lean procesu korišćenjem softvera EDM. Na slici 2.19 je prikazan jedan dokument koji je kreirao autor ove knjige. Ukoliko osoba, koja ima ovlašćenje, želi da pregleda dokument, dovoljno je da klinke na ikonu „Pregled“ i da dobije dokumentovanu informaciju, bez obzira na format u kome je ta informacija (docx, excel, ppt …). Klikom na „Pregled“ dobija se dokumentovana informacija „Lean Six Sigma plan projekta.doc“ koja je prikazana na slici 2.20. Ova dokumentovana informacija je u potpunosti ispunila zahteve iz klauzule 7.5.2 Kreiranje i ažuriranje. Naime, vidi se da je dokument kreirao Vojislav Stoiljković, da je datum kreiranja 10/7/2015 u 2,46 minuta po podne i da nije preuzet sa servera. Pregledom dokumenta (slika 2.20) vidi se da se radi o Word dokumentu. Takođe se vidi da je Tip dokumenta „Six Sigma plan projekta“.

      

Slika 2.19 Kreiranje i modifikovanje dokumentovane informacije u softveru EDM

Ako se potraži informacija o izmenama koje su učinjene nad dokumentovanom informacijom „Lean Six Sigma plan projekta“, dovoljno je da se klinke na ikonu „Izmena“ (videti sliku 2.19). Na slici 2.21 vide se učinjene izmene na navedenoj dokumentovanoj informaciji, odnosno dokumentu „Lean Six Sigma plan projekta“. Iz tih informacija se vidi da je dokument preuzeo Vojislav Stoiljković na računar KORISNIK-PC, 3/28/2016 u 12:16:00 PM. Na tom ekranu se vidi i upozorenje „Ne zaboravite da snimite dokument i vratite ga na server“. Ovo upozorenje je zapravo primena Lean alata Poka Yoke koja treba da spreči pojavu greške, odnosno da se zaboravi da se dokument koji je izmenjen snimi i vrati na server.  Ovde treba reći da je dodeljivanjem privilegija regulisano ko ima pravo da kreira ovaj tip dokumenta, ko može samo da ga pregleda, a ko može da ga pregleda i da ga ažurira, odnosno da ga izmeni.

Slika 2.20 Lean Six Sigma plan projekta

7.5.3 Kontrola dokumentovanih informacija

U klauzuli 7.5.3.1 Kontrola dokumentovanih informacija od organizacije se zahteva da zahtevane dokumentovane informacije budu kontrolisane od strane sistema menadžmenta kvalitetom, kako bi se osigurala dostupnost i pogodnost za korišćenje, gde i kada je to potrebno i adekvatno zaštićene (npr. od gubitka tajnosti, nepravilne upotrebe ili gubitka integriteta).

U klauzuli 7.5.3.2 od organizacije se zahteva da preduzme sledeće aktivnosti, kada je primenjivo, distribucija, pristup, pronalaženje i korišćenje, skladištenje i čuvanje, uključujući očuvanje čitljivosti, kontrola promena (npr. kontrola verzija), zadržavanje i dispozicija.

Primenom softvera EDM su distribucija, pristup, pronalaženje i korišćenje dokumentovane informacije veoma jednostavni, pouzdani i bez rasipanja – pravi Lean proces upravljanja dokumentacijom, što i  zahteva standard ISO 9001:2015.

Slika 2.21 Informacije o izmenama nad dokumentom Lean Six Sigma plan projekta

Slika 2.22 Osnovni meni za menadžment dokumentovanim informacijama

Pristup, pronalaženje i korišćenje dokumenta uz korišćenje EDM softvera realizuje se veoma jednostavno. Po pokretanju softvera EDM otvara se osnovni meni (slika 2.22) sa koga se bira akcija koja se želi. Postojeće opcije su: Naći dokument; Dodaj postojeći dokument; Novi dokument; Skeniraj dokument. Ovde treba napomenuti da u meniju stoji „dokument“, ali se to zapravo odnosi na dokumentovane informacije, jer „dokument“ može biti u bilo kom formatu (npr. jezik, verzija softvera, grafika). Ako se klikne na ikonu „Nađi dokument“ otvoriće se meni sa koga se pretražuju sve postojeće dokumentovane informacije (slika 2.23). U tom meniju postoji veći broj opcija za pretraživanje i to: Tip i podtip, Naziv, Opis, Sadržaj, Ko je kreirao / modifikovao, Datum. Unošenjem nekog od navedenih kriterijuma za pretraživanje biće pronađena tražena dokumentovana informacija. Na slici 2.23 prikazan je primer kada su tražene dokumentovane informacije koje je kreirao Vojislav Stoiljković u periodu od 11/1/2010 do 3/28/2016. To pretraživanje prikazuje da po traženom kriterijumu postoji 14 dokumentovanih informacija. Dalji korak je da se odabere željena dokumentovana informacija, što je u ovom primeru bila „Lean Six Sigma plan projekta“.

Slika 2.23 Meni za pretraživanje dokumentovanih informacija

Distribucija ovog dokumenta, ukoliko je to potrebno, obavlja se pod kontrolom i veoma jednostavno. Za to je dovoljno da se klinke na ikonu „Poruka“ (slika 2.19). Nakon klika otvara se novi meni u kome je već pridružen dokument „Lean Six Sigma plan projekta“ (videti sliku 2.24). Da se pošalje ovaj dokument potrebno je da se sa menija odabere pojedinac ili grupa kojima se šalje dokument (ikona za pojedinca ili grupu na slici 2.24.), da se doda poruka, npr. „Pregledaj ovaj dokument i dostavi svoje predloge”, da se odabere način slanja, vreme kada se želi da se pošalje dokument (npr. ako postoji razlika u vremenskim zonama) i da se pošalje dokument. Jednostavno i pouzdano, jer je u softver ugrađen Lean proces upravljanja dokumentovanih informacijama.

Slika 2.24 Meni za slanje dokumentovane informacije preko EDM ili preko e-mail

Dokumentovane informacije spoljnog porekla, za koje je organizacija utvrdila da će biti neophodne za planiranje i funkcionisanje sistema menadžmenta kvalitetom, treba da budu identifikovane prema potrebi i pod kontrolom. Postupanje sa tim dokumentovanim informacijama, ako se koristi softver EDM, je istovetno kao da se radi o internim dokumentovanim informacijama, samo što se u Tipu može da definiše „Dokumentovane informacije spoljnog porekla“.

Privilegije koje će imati pojedinci u organizaciji nad određenim tipom dokumentovane informacije određuje top menadžment, a te odluke sprovodi u softver EDM administrator sistema, tako što dodeljuje određene privilegije jednostavnim čekiranjem polja koja se dozvoljavaju određenom korisniku.

Poslednji zahtev od strane ISO 9001:2015 se odnosi na čuvanje dokumentovanih informacija koje obezbeđuju dokaz o usaglašenosti. Drugim rečima, zapisi koji dokazuju da je organizacija ispunila zahteve. Stoga organizacija mora da obezbedi da ljudi ne mogu da čine neovlašćene izmene na zapisima. Ovo je već napred objašnjeno.

 

U Nišu, 31.03.2015                                              ’                       Prof.dr Vojislav Stoiljković

Izvod iz knjige autora: ISO 9001:2015 I LEAN

vojislav.stoiljkovic@cimlss.rs