Kako primena 5S i Kaizen metode može da poboljša stanje u zdravstvenim ustanovama

Uputstva Ministarstva zdravlja: “Ružni”toaleti pod ključ

http://rs.n1info.com/a233269/Vesti/Vesti/Uputstvo-Ministarstva-zdravlja-Ruzni-toaleti-pod-kljuc.html

N1 je objavio 07.03.2017. |23:07 >23:08 Uputstvo Ministarstva zdravlja: “Ružni”toaleti pod ključ. Ovaj članak se bavi pristupom koji koriste mnoge zdravstvene ustanove u svetu, a koji ne predviđa držanje pod ključ „ružnih“ toaleta, već prihvatanje Lean filozofije i primenu Lean alata koji omogućavaju da zaposleni samo poboljšaju procese u uslove u kojima rade i to bez ulaganja. To će biti potkrepljeno i realizovanim primerima upravo u jednom zdravstvenom centru.

Onaj ko bude pročitao navedeni tekst koji je objavljen u N1 videće i sledeće fotografije koje govore o STANJU TAKVOM KAKVO JESTE. Prikazane slike neću komentarisati jer slika govori milion puta više od reči.

Slika 1 Stanje u toaletima u Urgentnom centru

Slika 2 Stanje i razlozi koji su doveli do prljavih i neurednih toaleta u Urgentnom centu

Kao razlozi za postojeće stanje u toaletima u Urgentnom centru navodi se da je jedna spremačica zadužena za čak tri sprata Pored toga, fali i kvalitetnih sredstava za higijenu, pa se hemikalije nabavljaju donacijama.

Komentar: Da su zaposlene i tri spremačice po jedna na spratu, stanje bi verovatno bilo isto. Ovde nije problem u broju spremačica, problem je u menadžmentu, u našoj kulturi i nespremnosti da i zaposleni rade na održavanju higijene, posebno prostora u kome rade. Radnici za mašinama u razvijenim zemljama dužni su da u svakom trenutku imaju čisto i uredno radno mesto. To je njihova obaveza. Na slici 3 je prikazan primer gde glavna medicinska sestra briše pod u hodniku gde se primaju pacijenti. Time šalje snažnu poruku da je obaveza zaposlenih, ali i pacijenata da doprinose da higijena bude na visokom nivou. Kada pacijenti vide čist i uredan prostor mala je verovatnoća da će baciti nešto na pod ili napraviti neki nered. Kada je prostor prljav i neuredan bilo šta da se dodatno baci ili uradi neće se ni primetiti.

Da bi se poboljšali procesi i uredili prostori u Urgentnom centru, a to važi i za bilo koju drugu zdravstvenu ustanovu, proizvodnu ili uslužnu organizaciju, kao i za domaćinstvo, potrebno je da se promeni kultura i da se promeni način razmišljanja. U svetu je već više od 20 godina prihvaćen koncept koji je dalekih 70-tih godina prošlog veka razvila kompanija Toyota, a koji je danas poznat kao Lean koncept – URADITI VIŠE SA MANJE. Ovaj koncept godinama primenjuju uspešne kompanije, zdravstvene ustanove, ali i države. U svom prvom obraćanju Kongresu predsednik Donald Tramp je rekao 28.02.2017. i sledeće:[1] We’re going to do more with less and make the government lean and accountable to the people. We can do so much more with the …

Slika 3 Glavna sestra briše pod u hodniku

Predavanje u Urgentnom centru na temu LEAN U ZDRAVSTVU

09.04.2014. godine održao sam besplatno predavanje u Urgentnom centru na temu LEAN U ZDRAVSTVU (skraćena verzija ovog predavanja može se videti na http://www.cimlss.rs/prezentacije/. Na predavanju je bio oko 40 profesora, direktora klinika, lekara i medicinskih sestara (slika 4 i 5). Prisutni su izuzetno pažljivo pratili predavanje. Po završetku predavanja prišlo mi je nekoliko profesora i direktora klinika i izrazili želju da se ovaj koncept realizuje i u njihovoj ustanovi. Nažalost, posle nekog vremena sam dobio informaciju da to nije prioritet i da postoje važniji poslovi koji moraju prvo da se urade. Tako je propala ideja da Urgentni centar prihvati i pokrene uvođenje Lean koncepta. Da je to tada urađeno sigurno ne bi bilo negativnog izveštaja o stanju u kakvom se nalaze toaleti, a čvrsto verujem i drugi delovi objekta. Primenom Lean alata 5S sami zaposleni kroz realizaciju Kaizen događaja za manje od 2 meseca, uz veoma skromna finansijska ulaganja, doveli bi stanje u objektima Urgentnog centra na zavidan nivo. To što je tada propušteno moraće jednog dana da se pokrene. Nije pitanje da li će se pokrenuti, već kada će se to uraditi. Tako rade zdravstveni sistemi u svetu već duže od 20 godina, a proizvodne organizacije i duže od 40 godina.

Slika 4 Predavanje u Urgentnom centru na temu LEAN U ZDRAVSTVU SRBIJE

 

 

 

Slika 5 Prisutni na predavanju u Urgentnom centru

Lean koncept u Kliničkom centru Niš

Da je napred rečeno moguće i ostvarljivo nadalje ću prikazati primere koji su realizovani u Kliničkom centru u Nišu u periodu od početka 2012. do marta 2013. godine. Rezultati su objavljeni u knjizi LEAN U ZDRAVSTVU, kako to rade i u razvijenim zemljama.

U Kliničkom centru Niš realizovana su dva Lean projekta (besplatno sa moje strane) zahvaljujući razumevanju profesora Kamenova, tadašnjeg generalnog direktora Kliničkog centra Niš. Ti projekti su bili:

1. Lean projekat 1: Poboljšanja procesa nege novorođenih beba (ovaj projekat je izabran zato što se kvalitet zdravstvene zaštite ocenjuje, između ostalog, i prema smrtnosti novorođenih beba – Srbija je u to vreme bila na začelju u Evropi)
2. Lean projekat 2: Poboljšanje procesa kliničko-biohemijskih laboratorijskih dijagnostika (ovaj proces je važan jer opslužuje 25 klinika u Kliničkom centru Niš i od sposobnosti tog procesa zavise životi pacijenata)

Za oba procesa su formirani multidisciplinarni timovi. U timu za Lean projekat 1 bili su lekari i medicinske sestre sa Klinike za dečje interne bolesti, Klinike za dečju hirurgiju i ortopediju i sa Klinike za ginekologiju i akušerstvo (Slika 6). Timovi su imali just-in-time obuku u trajanju od 30 do 45 min. Vezano za problematiku koja će biti rešavana te nedelje i sa Lean alatima koji će biti korišćeni (Slika 7).

Slika 6 Rad timova na realizaciji Lean projekata

Slika 7 Timovi ispred oglasne table na kojoj se prikazuje realizacija Lean projekta

Prvi korak u realizaciji Lean projekta je bio da se članovi timova upoznanju sa Lean konceptom, sa 8 velikih rasipanja koja se javljaju u procesima, kao i sa Lean alatima koji se koriste da se ta rasipanja smanje ili eliminišu. Da bi identifikovali rasipanja timovi su prošli obuku za snimanje procesa primenom SIPOC modela, kao i za snimanje toka vrednosti kroz proces. To im je omogućilo da identifikuju rasipanja u aktivnostima procesa u kojima rade i da daju predloge koji od Lean alata može da se koristi za smanjenje ili eliminisanje uočenih rasipanja. Rezultat tog njihovog rada je bio da je isplivao predlog da najpre treba da se primeni Lean alat 5S za uređenje radnog mesta.

Šta je 5S?

Pet početnih slova japanskih reči koje na engleskom i srpskom jeziku glase (slika 8):

5S = Seiri – Sort – sortirati; Seiton – Set in Order – urediti, Seiso – Shine – čistiti; Seiketsu – Standarize – standardizovati; Shitsuke – Sustain – održati (slika 7).

Tabela 6.3 rezimira pet elemenata. Najveći broj elemenata je razumljiv i može sam da se objasni. Pet reči su praktičan izum. One se izvode iz ekvivalentnih japanskih reči koje takođe počinju slovom „S“. Svaka, ipak, znači mnogo više nego što sama reč sadrži u sebi. Na slici 7 dato je detaljnije objašnjenje za svaku reč.

Slika 8 5S sa primerima uređenja I čišćenja

5S obezbeđuje cikličan, stalni pristup sa pet metodologija za organizovanje, čišćenje, razvoj i održavanje produktivnog radnog okruženja. U svakodnevnom radu organizacione jedinice održavaju organizaciju i urednost što je od suštinskog značaja za nesmetan i efikasan tok rada. Ovaj pristup ohrabruje sve zaposlene da poboljšaju svoje radne uslove. Više detalja o Lean alatu 5S čitalac može naći na www.cimlss.rs ili na Google Crome.

Primena 5S i Kaizen događaja u Kliničkom centru Niš

Timovi koji su radili na realizaciji 2 Lean projekta u Kliničkom centru Niš, kao što je već rečeno, identifikovali su 8 velikih rasipanja:

1. Defekti – greške
2. Suvišna proizvodnja
3. Čekanje
4. Nedovoljno korišćenje ljudi – njihovog potencijala
5. Transport
6. Zaliha
7. Kretanje
8. Suvišna – nepotrebna obrada

Zaključili su da najpre treba da primene Lean alat 5S i da urede radna mesta, što će omogućiti da se smanje ili eliminišu neka od identifikovanih rasipanja. Pri tome, vođeni od strane konsultanta, znali su da treba da se formiraju timovi za 5S za svaku od klinika, da članovi timova prođu obuku za 5S i da se pripreme za realizaciju Kaizen događaja u periodu od 3 nedelje. Četvrte nedelje su realizovani 5S Kaizen događaji na trima klinikama i u Centru za medicinska biohemijska ispitivanja u Kliničkom centru Niš.

Timovi su održavali sastanke svake nedelje sa unapred pripremljenim dnevnim redom i materijalom koji je pratio obuke just-in-time (slika 9).

Slika 9 Sastanci timova tokom 5S Kaizen događaja

Prva aktivnost u radu timova na 5S Kaizen događaju bila je da sortiraju potrebne od nepotrebnih stvari koje su se nalazile u radnom prostoru (slika 10). Kada je član tima smatrao da stvar ne treba da se nalazi na mestu na kome je, ili da treba da se potpuno ukloni, na predmet je stavljao crvenu etiketu. To je bio znak da taj predmet treba da se ukloni i privremeno smesti u prostor koji je određen za takve stvari. Kasnije je moglo da se odluči da li je odluka bila ispravna, ili ako nije bila, da se predmet vrati na mesto gde je bio.

Slika 10 Sortiranje stvari koje nisu potrebne i smeštanje u određenu prostoriju

Zatečeno stanje na klinikama i u Centru za medicinska biohemijska ispitivanja je bilo jako loše, možda ne baš kao u Urgentnom centru na prikazanim slikama napred. Nadalje se daje prikaz zatečenog stanja pre realizacije 5S Kaizen događaja na slikama 11, 12 i 13).

Slika 11 Zatečeno stanje na klinikama

Slika 12 Zatečeno stanje na klinikama

Slika 13 Zatečeno stanje na klinikama

Lean alat 5S zahteva da se sprovodi autit, odnosno da se ocenjuje stanje radnog prostora prema prva 3S – Sortiranje, Uređenje i Čišćenje. Da bi se to uradilo potrebno je da se snime rasporedi prostorija, da se iste obeleže i da se zatim oceni svaka od prostorija prema definisanim kriterijumima za svako S (slika14).

Slika 14 Raspored prostorija i ocene za svaku prostoriju za svako od 3S pre 5S Kaizen događaja

Iz prikazanih ocena vidi se da je stanje bilo veoma nezadovoljavajuće (najveća ocena je 5). Članovi timova su bili iznenađeni jer ranije nisu obraćali pažnju na to u kakvom su stanju radni prostori po pitanju 3S (zapravo oni nisu ni znali da postoji neki sistematizovan pristup za uređenje radnog prostora). Ono što je bilo jako dobro to je da ih je zatečeno stanje „posramilo“ i dalo im motivaciju da to urgentno poprave i to samo svojim radom i zalaganjem bez čekanja da taj problem reše spremačice. Svi članovi timova za 5S su prionuli na posao. Lider tima i generalni direktor Kliničkog centra su obezbedili sve potrebne resurse za čišćenje i uređenje, a članovi timova su sortirali, uređivali, čistili i na kraju standarizovali aktivnosti koje svako treba da uradi svakog dana.

Članovi timova su prvo postavili crvene etikete na predmete koje treba sortirati (slika 15).

Slika 15 Postavljanje crvenih etiketa na predmete koje treba sortirati

Sortirani predmeti su najpre smešteni u prostor koji je bio za to određen, a potom su transportovani kamionom na tri lokacije (slika 16): 1. U prostorije koje su planirane za muzej stare opreme, 2. Zdravstvenim ustanovama kojima su bili potrebni aparati u uređaji koji su mogli i dalje da se koriste i 3. U privremeni prostor sa koga će ići na otpad. Tako je oslobođen veliki prostor koji su zauzimale nepotrebne stvari. Procenili su da je to bilo reda veličine 40% do tada raspoloživog prostora.

Slika 16 Kamion odvozi nepotrebne stavri

Pošto su uklonjeni sortirani predmeti članovi timova su pristupili uređenju preostalih predmeta. To znači da u odredili jedno mesto za svaki predmet i taj predmet je morao da bude na tom mestu (slika 17 i 18).

Slika 17 Uređenost posle 5S Kaizen događaja

Slika 18 Uređenost posle 5S Kaizen događaja

5S Kaizen događaj se pripremao 3 nedelje, četvrte nedelje je trajao 3 dana od 8 do 16 časova, a naredne 4 nedelje je praćena primena onoga što je urađeno ili je predviđeno da se uradi tokom te 4 nedelje. Sve što je bilo uloženo odnosilo se na sredstva za čišćenje. Entuzijazam koji su pokazali generalni direktor Kliničkog centra, direktori klinika, profesori, lekari i medicinske sestre je bio neviđeno pun energije i volje da se uredi prostor u kome rade. Neki od članova timova su mi kasnije pričali da su primenili 5S Kaizen događaj kako bi uredili svoje garaže, dvorišta i slično na principu 5S.

Da bi ispunili peto S, a to je održavanje što je uvek kritično, jer ako se uređeno stanje ne održava vrlo brzo se vraća na početno stanje, a to znači na haos. Najbolji način da se realizuje peto S jeste da se snime osnove svih prostorija i da se pripreme 5S karte zadataka za zaposlene koji će biti zaduženi da vode računa o primeni i poboljšanju 5S u prostorijama za koje su zaduženi. Na slici 19 je prikazana 5S karta zadataka sa označenim prostorijama i imenima zaposlenih koji su zaduženi da se u tim prostorijama stalno kontroliše i održava svako od 5S. To isto je učinjeno i za sva odeljenja na trima klinikama, kao i u centru za medicinska biohemijska ispitivanja. Slične 5S karte zadataka mogu se videti na benzinskim pumpama (npr. na OMW, NIS …) kao i u tržnim centrima.

Slika 19 5S karta zadataka na intenzivnoj nezi na Klinici za dečje interne bolseti

 

 

Nisu samo zdravstvene ustanove te koje primenjuju 5S. Proizvodne organizacije su daleko pre zdravstvenih i javnih ustanova počele sa primenom Lean koncepta, a na početku sa primenom 5S i Kaizen metode.

Na slikama 20 prikazani su primeri kako izgledaju proizvodni pogoni posle primene 5S. Moglo bi se reći da većina proizvodnih hala izgleda daleko čistije od mnogih naših zdravstvenih ustanova.

Slika 20 Uređen proizvodni pogon u jednoj od Norveških fabrika u Srbiji

Zaključak

Nije teško renovirati toalete ili bolnice i druge radne prostore. To je moguće realizovati odlukom da se izdvoje određena sredstva iz budžeta. Nažalost, ostaje problem da ako se ne promeni kultura i ako se ne počne sa izgradnjom LEAN KULTURE i LEAN RAZMIŠLJANJA uz primenu LEAN ALATA renovirani toaleti i renovirane prostorije će se brzo vratiti u prvobitno stanje kakvo je bilo pre renoviranja. To su napredne zemlje i kompanije odavno shvatili i zato najpre investiraju u obuku i obrazovanje svojih ljudi kako bi prihvatili novu kulturu i kako bi učinili sebi i zajednici lepši i bolji život.

 

U Nišu, 19.03.2017.                                                   Prof.dr Vojislav Stoiljković

vojislav.stoiljkovic@cimlss.rs

 

 

 

 

[1] http://www.realclearpolitics.com/video/2017/02/28/trump_budget_will_do_more_with_less_be_lean_and_accountable.html