Racionalizacija državne uprave i lokalne samouprave uvođenjem Lean koncepta

Levo: Procesi u državnoj upravi i lokalnoj samoupravi kao reka sa barama

Desno: Lean procesi u državnoj upravi i lokalnoj samoupravi kao planinska reka

Izjava guvernerke države New Hampshire koja se odnosi na primenu Lean koncepta u javnoj upravi:

“Podsticanje inovacija u javnim uslugama države New Hampshire je kritičan aspekt održavanja fiskalne odgovornosti i zaštite poreskih obveznika.

Snažno podržavam dalje primene Lean alata za poboljšanje procesa kao potvrđene dobre strategije obezbeđenja efektivnijeg i efikasnijeg koršćenja javnih sredstava. Dugujemo građanima države Vladu koja je posvećena eliminisanju rasipanja.  

Fokusirajući se na kolektivno rešavanje problema u cilju ostvarivanja što efikasnijeg pružanja usluga, Lean pomaže da izgradimo jači i inovativniji New Hampshire.”

Governor Maggie Hassan

Stanje u Srbiji

„Министар финансија Душан Вујовић изјавио је да ће се до јула изаћи са планом рационализације броја радних места у јавном сектору и оценио да ће аранжман са Међународним монетарним фондом помоћи даљем јачању динара.

Колико ће бити отпуштања и стварног вишка запослених зависиће од места на којем се они налазе и од тога колико ће се њих одлучити да раније оде у пензију, рекао је Вујовић у емисији „Око” на РТС-у.

Вујовић је подсетио да Министарство државне управе и локалне самоуправе ради на новој систематизацији платних разреда, на основу које ће се знати колико људи ради на појединим местима, колико су плаћени и где су вишкови.

„Није циљ смањење запослених него ефикасна држава и да грађани имају већу мотивацију да раде у приватном сектору”, рекао је Вујовић.[1]

Navedeni citat ukazuje da je Srbija u sporazumu iz predostrožnosti sa MMF-om preuzela obavezu da racionalizuje broj radnih mesta u državnoj upravi i lokalnoj samoupravi. Ta obaveza podrazumeva, kako sam razumeo, da se godišnje smanji broj zaposlenih u javnoj upravi za 5%, odnosno da se toliko ljudi otpusti.

Naredba za smanjenje broja zaposlenih već je došla na nivo lokalnih samouprava. Neka gradska veća su već zasedala i predložila rešenja za smanjenje broja zaposlenih. Tako je jedna gradska uprava predložila da se zaposleni u lokalnoj samoupravi, koji imaju 2 godine do sticanja prava na penziju, proglase tehnološkim viškom, da im se isplate otpremnine i da se pošalju na biro za zapošljavanje do sticanja prava na penziju. Na prvi pogled se čini da je ta uprava predložila „fantastično“ rešenje! Nažalost, to što se samo čini, a ako se dublje analizira, videće se da ima nekoliko nedostataka u tom predloženom rešenju.

1. Proglašavanje ljudi tehnološkim viškom, a oni su sa velikim iskustvom i dobrim poznavanjem postojećih procesa, može da stvori nove probleme u odvijanju tih procesa, jer ti zaposleni odlaskom odnose i znanje o procesu, kao i veštine koje su stekli tomom dugogodišnjeg rada.
2. Predloženo rešenje će delovati na simptome (višak zaposlenih), ali ne i na korene uzroka (neuređeni procesi), u procesima u kojima rade. Guru kvaliteta, tvorac japanskog čuda, dr Edwards Deming[2], davno je rekao da je za 96% problema u bilo kojoj organizaciji odgovoran loš sistem, odnosno procesi koji čine sistem, a da su zaposleni odgovorni samo za 4% problema! Zato se pravo rešenje, koje ne vidi zaposlene samo kao brojke, već kao kreativne mislioce, nalazi u korišćenju raspoloživog ljudskog potencijala koji može i treba da poboljša procese koje realizuje državna uprava ili lokalna samouprava. Kada se poboljšaju procesi i dokumentuju kroz dokumenta standardnog rada dobiće se materijal i za obuku ostalih ali i budućih zaposlenih u procesu.
3. Procesi koje realizuje državna uprava i lokalna samouprava će ostati isti, a to znači da i dalje neće biti efektivni i efikasni. Ti procesi će i dalje imati oko 5% aktivnosti koje stvaraju dodatnu vrednost i 95% aktivnosti koje ne stvaraju dodatnu vrednost, a to znači rasipaju vreme, resurse, novac i trud zaposlenih.
4. Zaposleni neće naučiti da vide „RASIPANJA“ koja se javljaju u procesu (suvišna proizvodnja, suvišna obrada, čekanje, kretanje, transport, defekti, zalihe i nedovoljno korišćenje ljudskog potencijala), pa će se nastaviti istim načinom rada u procesu za koji važi da ima samo 5% aktivnosti koje dodaju vrednost.
5. Ostaće ista kultura koja je vladala i pre smanjenja broja zaposlenih i propustiće se prilika da se pokrene novi način razmišljanja i novi pristup rešavanju problema.

Predloženi pristup za rešavanje problema viška zaposlenih u državnoj upravi i lokalnoj samoupravi je klasičan pogrešan pristup pri pokušaju rešavanja problema. Mnoge države u svetu koje već primenjuju Lean koncept u državnoj upravi i lokalnim samoupravama postigle su izvanredne rezultate.[3]

Lean koncept za rešavanje problema viška zaposlenih u javnoj upravi

Novi pristup poznat kao LEAN koncept koristi kreativni potencijal zaposlenih i u timskom radu traži rešenja koja mogu da smanje RASIPANJA i da utvrde koliko je zaposlenih i sa kojim znanjem i veštinama potrebno da se efektivno i efikasno realizuje proces. Ukoliko se utvrdi da postoji višak zaposlenih, prvo se postavlja pitanje da li su oni, uz neku dodatnu obuku, potrebni u nekom drugom procesu gde se javio manjak zaposlenih, ili moraju da napuste ustanovu i odu na biro rada.

Po novom pristupu država Srbija treba da odabere jednu ili dve državne uprave i lokalne samouprave u kojima će u kratkom vremenskom periodu biti realizovani Lean pilot projekti za procese koji su najznačajniji za građane. Realizacija Lean pilot projekata, sa obukom članova timova koji će raditi na projektu sa osnovama Lean filozofije i Lean alatima ne bi trajala duže od 3 meseca. U tom periodu bi se snimilo postojeće stanje procesa, karte toka vrednosti, identifikovala rasipanja i predložena rešenja. Realizacijom predloženih rešenja dobilo bi se buduće stanje procesa sa smanjenim ili eliminisanim aktivnostima koje ne dodaju vrednost, kao i sa smanjenim rasipanjima. Buduće stanje procesa bi članovi tima dokumentovali i uradili dokumenta standardnog rada, tako da bi svaki zaposleni znao tačno ŠTA RADI, KADA RADI i kako sarađuje sa kolegom u uzvodnoj i nizvodnoj aktivnosti u procesu. Karta toka vrednosti budućeg stanja će jasno pokazati da li je obezbeđen miran tok vrednosti kroz proces i koliko je zaposlenih potrebno za efektivno i efikasno odvijanje procesa, tako da zadovolji zahteve kupaca. Ukoliko se zaključi da postoji višak zaposlenih u nekom procesu, a manjak u drugom procesu, onda bi se izvršilo pomeranje viška zaposlenih tamo gde nedostaju zaposleni. Tako bi se izvršilo balansiranje opterećenja zaposlenih i uklonila bi se uska grla iz procesa. To bi omogućilo brže odvijanje procesa uz manju potrošnju resursa. Ako i tada postoji višak zaposlenih pristupilo bi se njihovom penzionisanju ili otpuštanju uz odgovarajuću otpremninu.

Poboljšani procesi u pilot Lean projektima, koji su i dokumentovani, proširili bi se na sve slične državne uprave i lokalne samouprave. Tako bi bila stvorena osnova za dalja poboljšanja i ostalih procesa, uz istovremeno novi način Lean razmišljanja, što bi vodilo ka stvaranju Lean kulture – kultura koja ne trpi rasipanja i omogućava da se URADI VIŠE SA MANJE.

[1] http://www.politika.rs/rubrike/Politika/Vujovic-Plan-racionalizacije-radnih-mesta-do-jula.sr.html

[2] http://en.wikipedia.org/wiki/W._Edwards_Deming

[3] Implementing Lean in Swedish Municipalities and Hospitals