Rasipanja u procesima i identifikovanje

Kratki opis rasipanja mogu da pokažu razliku između rasipanja u fabrici, na montaži ili u laboratorijskom prostoru, kao i virtuelni radni prostor za kancelarijsko okruženje. Da bi se uočilo rasipanje treba da pogledajte oko sebe. Taiichi Ohno je davno rekao da treba da se odabere jedna tačka u pogonu – radnom prostoru gde se stane i posmatra se radni prostor okretanjem za 360 stepeni bez ikakvog komentara. Zapažanja treba zapisati. Pri tome treba obratiti pažnju na rad koji se toga dana realizuje i videti koliko je rada u procesu (zaliha) koja čeka da se uradi i koliko često se čeka na nekoga ili nešto da bi počeli da radite.

Evo jednog velikog rasipanja. Da li vaši sastanci stvaraju vrednost donoseći nove informacije ili donošenjem odluke ili oni spadaju u kategoriju rasipanja? Ako ste delili postojeće informacije, onda je sastanak rasipanje. Deljenje informacija može biti neophodno i važno, ali postoji bolji način da se manje troši vreme, a da se postigne isti rezultat. Informacije su mogle da budu prosleđene putem e-maila ili na neki drugi način, a ne da se sa njima učesnici sastanka upoznaju na sastanku.

Teško je videti rasipanje u kancelariji, ali mi znamo da postoji, jer mi to možemo osetiti. Najbolji savet za pronalaženje i otklanjanje rasipanja u kancelariji je da se otklone problemi koje imaju zaposleni svakodnevno u kancelarijama. Izbeći ponovni rad, prekovremeni rad, stres i frustracije, i vi ćete brzo početi da uviđate rasipanje i njegove uzroke.

Delujte na uzroke rasipanja. Eliminišite ih. Na taj način ćete učiniti vaš posao produktivnijim a to će biti mnogo manje bolno mesto za rad.

Identifikovanje rasipanja

Sektor državne uprave i lokalne samouprave je na početku velikog perioda transformacije. Potencijal za uštede se procenjuje na 50-75% u odnosu na tradicionalne obrade, kraćim ciklusima, stalnim tokom i bržim odlukama. Održavanje konkurentnosti zahteva stalno poboljšanje produktivnosti, “raditi više i više sa manje i manje“. Proverene metode iz proizvodnje obezbeđuju efikasna rešenja za sektor usluga, a to znači i za državnu upravu i lokalnu samoupravu. Eliminisanje koraka i elemenata usluge koji ne dodaju vrednost, uz istovremeno smanjenje vremena odziva internih odluka i eksternih zahteva dramatično poboljšava nivoe efikasnosti.

Lean transformacija počinje usklađivanjem aktivnosti koje kreiraju vrednost, eliminisanjem rasipanja iz procesa od prijema zahteva do isporuke usluge i činjenjem toka kroz sistem bez prekida, tako da to poboljšava brzinu transakcija i do 400%, dok se oslobađaju resursi za dalje poboljšanje lanca vrednosti. U proizvodnji kupac dobija krajnji proizvod procesa, dok u usluzi kupac sam postaje deo procesa. Zato je potrebno još više napora na prilagođavanju procesa usluga prema potrebi ljudi. Danas, sektor usluga predstavlja ogromnu priliku za primenu Lean kao bi smanjio operativne troškove, vreme za razvoj, transakcije, odobrenja i isporuke. Lean tehnike primenjene u procesima usluga smanjuju ili eliminišu rasipanja, povećavaju fleksibilnost i tako omogućavaju da se prilagode brže na potrebe i potražnju kupaca.[1]

Identifikovanje rasipanja je zadatak da se prepoznaju 8 rasipanja u našem svakodnevnom radu i da se primene Lean koncepti koji su efikasni u smanjenju ili eliminisanju tih rasipanja. Osam rasipanja nisu sredstvo za rešavanje problema koje su uzrokovala rasipanja na prvom mestu, ali to je nezamenljivo sredstvo u rešavanju neefikasnosti i, kao rezultat toga, takođe u smanjenju troška. To vam pomaže da identifikujete i organizujete probleme, tako da možete da usmerite vaše napore tamo gde je to najpotrebnije. Postoje mnogi drugi Lean alati i tehnike koje se mogu primeniti u cilju rešavanja bilo kog od ovih rasipanja.

Za identifikovanje rasipanja u procesu najbolje je da se prvo snimi proces korišćenjem SIPOC – Supplier Input Process Output Customer modela (Stoiljković, 2013., Stoiljković, 2018. – Lean in Healthcare). Na slici 1 dat je jedan primer SIPOC modela za proces održavanja puteva, što može da se uoči u javnim preduzećima u državnoj upravi i lokalnoj samoupravi (više detalja o SIPOC modelu pogledajte na ovom blogu). Proces ima više aktivnosti, počev od određivanja potreba za kamionom pa do prestanka korišćenja. Da bi se identifikovala rasipanja potrebno je da se analizira svaka aktivnost i da se postavi pitanje: „Koje od 8 rasipanja se javlja u ovoj aktivnosti?“. Odgovor na to pitanje će pomoći da se identifikuju rasipanja.

Radi olakšavanja identifikovanja rasipanja u procesu, najbolje je da se koristi neki od predloženih formulara za identifikovanje rasipanja koji se sreću u proizvodnim i uslužnim organizacijama koje su već uvele Lean koncept.

Formular za snimanje rasipanja ili radni list može da ima različite forme, zavisno od toga šta se čini timu da je bolje ili jednostavnije. Jedna forma formulara je prikazana na slici 2.

Slika 1 SIPOC model procesa održavanja puteva

Slika 2 Formular za snimanje rasipanja

Drugi oblik formulara za snimanje rasipanja može biti kao VMS – Value Stream Mapping radni list, koji se prikazuje nadalje.

VMS radni list: Identifikovanje rasipanja i Lean koncepta

Svrha: Svrha ovog zadatka je da prepozna 8 rasipanja u vašem svakodnevnom radu i da primeni Lean koncepte koji su efektivni u njihovom smanjivanju ili eliminisanju.

Metod: Svaki član tima pojedinačno popunjava ovaj radni list i unosi svoje viđenje rasipanja i Lean koncepta koji može da se primeni

Zadatak: Izaberite jednu ili više aktivnosti / koraka u svom procesu.

Posmatrani proces:Naziv koraka – aktivnosti: Početna tačka: Krajnja tačka: Posmatrač: Datum posmatranja:

1. Identifikujte rasipanje(a) u aktivnosti:

2. Nabrojte rasipanje(a) koje vidite:

3. Izaberite jedan ili više Lean koncepata da poboljšate ovaj korak / eliminišete identifikovana rasipanja:

 

Posmatrač se fokusira na identifikovanje rasipanja u aktivnosti koje obavlja zaposleni, i zapisuje ih na formularu – jednom ili drugom. Formular obično sadrži mesto za određivanje vrste rasipanja.

Smanjenje rasipanja je veliki deo Kaizen događaja.

Očigledno je da je prvi korak u smanjenju rasipanja da se vidi i identifikuje rasipanje. Za to može da se koristi formular za snimanje rasipanja. To daje posmatraču standardizovani alat da sistematski posmatra proces sa uočavanjem rasipanja. Najčešće uobičajeno vreme snimanja rasipanja je u toku faze koračanja kroz proces tokom Kaizen događaja.

Svakoj osobi u timu treba da bude dodeljena uloga. Nekim ljudima, koji nisu deo tima koji dokumentuje korake procesa ili mere vremena ciklusa, često će biti dodeljen zadatak snimanja rasipanja. Što više ljudi radi, to je bolje. Svako rasipanje u aktivnosti koje identifikuje tim pruža jednu mogućnost više za poboljšanje funkcionisanja procesa.

Koraci za popunjavanje formulara za snimanje rasipanja uključuju sledeće:

Popuniti informacije u zaglavlju.

• Posmatrani proces: Dokumentovati zajednički naziv procesa, tako da će ljudi znati šta list obuhvata.
• Početne i krajnje tačke: Uspostaviti granice koje obuhvata formular za snimanje.
• Posmatrač: Znati ko je beležio informacije omogućava drugim ljudima da pitaju za objašnjenje.
• Datum posmatranja: Stvari se menjaju. Znati kada je popunjen formular omogućuje da razumemo okolnosti.
• Stranica X od Y: Koristiti ovaj blok za indikaciju, ukoliko se koristi više stranica. Uobičajeno je da se popuni nekoliko stranica, dok se vrši šetnja kroz proces.

Obratiti pažnju na proces. U ovom trenutku, uzdržati se od postavljanja pitanja. Koristite svoje oči i uši da identifikujete neefikasnosti. Ako ne razumete šta se dešava, i zaista želite da pitate nešto operatora, budite kratki. Vi ne želite da operater utiče na vaše posmatranje.

• Napisati naziv koraka procesa ili broj (oznaku koraka) ako je već dokumentovan (najbolje je ako je proces snimljen po SIPOC modelu i ako je urađen Priručnik o procesu – videti Stoiljković, 2013).
• Opisati rasipanje tako da možete da se setite kasnije. Ovaj korak može da se propusti, ali nedovoljno dokumentovanje nečega otežaće kasnije razumevanje rasipanja.
• Proverite koja je vrsta rasipanja. Ne brinite previše dali je to „tačno“. Vrste rasipanja su samo sredstvo, da pomognu da se inspiriše posmatrač.
• Označiti prioritet. Ovo je konačna odluka o tome koliki je uticaj rasipanja.
• Označiti očekivanu lakoću da se ispravi. Pokušajte da još uvek ne mislite na rešenja, ali neki problemi izgledaju jednostavniji za rešavanje. Ovaj blok i prioritet će vam pomoći da identifikujete najveću vrednost projekata na koje ćete trošiti resurse.

Ponovite. Možda ćete morati da ponovite više puta posmatranje dok ne vidite nova rasipanja. Vi ćete retko videti sve prvi put. Zadržite proces posmatranja dok ne vidite vrlo malo novih stavki rasipanja.

Formular za snimanje rasipanja pruža posmatraču mogućnost da lako i na standardni način uradi ovaj važan korak na putu ka poboljšanju procesa.

Pored napred navedenih oblika formulara za identifikovanje rasipanja u aktivnostima u procesu, rasipanja mogu da se identifikuju i na radnom mestu, gde može da se obavlja nekoliko zadataka neke aktivnosti, aktivnost, ili čak i više aktivnosti, zavisno od procesa. Formular za identifikovanje rasipanja na radnom mestu prikazan je na slici 3.

Slika 3 Formular za identifikovanje rasipanja na radnom mestu

Primenom Lean koncepta u procesu izgradenje i održavanja puteva mogu se ostvariti velike uštede. Prvi korak u poboljšanju tog procesa je identifikovanje radipanja i izbor odgovarajućeg Lean alata koji će omougćiti smanjenje ili elimnisanje uočenog rasipanja.

[1] http://www.leanmap.com/lean-service/