SIPOC model (Supplier – Input – Process – Output – Customer), ili u prevodu IUPIK (Isporučilac – Ulaz – Proces – Izlaz – Kupac) je malo prerađen Demingov pogled na sistem. Koristićemo SIPOC skraćenicu, jer se i domaća jednako teško izgovara.
SIPOC počinje sa svrhom. Ako nemamo jasnu svrhu, znači da ceo sistem nema svrhu. Hroničan problem sa svim našim organizacijama je što ili nemaju jasno definisanu svrhu, ili se ona stalno menja. Ironija u tome je što prvo moramo da imamo sistem da bismo ga poboljšali.
Prilikom preduzimanja bilo koje aktivnosti poboljšanja procesa važno je da prvo razumemo proces, i kako se uklapa u biznis (vaš proces je mali deo većeg sistema). SIPOC je razvijen od strane Peter Scholters-a kao razrada dijagrama sistema dr Deming-a i odličan je alat koji će vam pomoći da preduzme taj korak nazad i zaista počnete da razumete proces koji želite da poboljšate (Peter R. Scholters, 1997). Brzo i lako osvaja “trenutno stanje” procesa o kome je reč pomažući da razmislite o tome ko su vaši kupci / isporučioci, i šta njima / vama stvarno treba, (primetite da je rečeno, “treba” ne “žele“, to vas vraća na staru izreku da kupac želi da kupi bušilicu, ali treba mu rupa).
Skraćenica SIPOC znači:
Supplier – interni / eksterni isporučilac za proces
Input – ulaz u procesu. Ovo može da uključuje informacije, forme, materijale itd.
Process – proces znači da pretvara ulaze u izlaze kako bi ispunio potrebe vaših kupaca
Output – interni / eksterni izlaz za kupca iz procesa
Customer – interni / eksterni kupac koji prima izlaz iz procesa
Pre nego što počnete da kompletirate svoj SIPOC dijagram, morate da mislite o tome šta je svrha procesa i opišite ga sa tačke gledišta kupca. Da bismo vam pomogao da dobijete jasniju predstavu o tome mislite i opišite korist ili sposobnost koju vaši kupci dobijaju iz procesa, radije nego jednostavno da navodite svoje proizvode i usluge. To se zove “iskaz o svrsi procesa” i to će vam pomoći da se identifikuju ciljevi poboljšanja i mere performansi dalje niz liniju.
Kada je vaš cilj jasan možete početi sa kompletiranjem svog dijagrama popunjavanjem sledećih koraka:
Korak 1: Složiti se i definisati naziv procesa. Naziv bi trebalo da definiše kako konvertujete svoje ulaze u izlaze i treba da bude u sadašnjem vremenu. Naziv ne bi trebalo da definiše zahteve za performanse ili ciljeve poboljšanja.
Korak 2: Definisati izlaze iz procesa. To su opipljive stvari koje proizvodi proces, npr. robu i usluge koje vaši kupci kupuju ili opipljive aktivnosti potrebne vašim internim kupcima da bi zadovoljili potrebe krajnjih kupaca, izlečenje pacijenata itd.
Korak 3: Definisati kupce procesa. Oni mogu biti interni ili eksterni i to su ljudi koji primaju izlaze iz procesa. Interni kupci u zdravstvu su lekari i medicinsko osoblje, a eksterni pacijenti, lekari u domovima zdravlja, porodice pacijenata itd.
Korak 4: Definisati ulaze u proces. To su stvari koje pokreću taj proces, npr. porudžbine kupca ili laboratorijske liste (epruvete sa biološkim materijalom) koje dolaze sa klinika.
Korak 5: Definisati isporučioce za proces. Još jednom, ovo mogu biti interni ili eksterni, a u nekim slučajevima, isporučilac može biti kupac.
Korak 6: Definisati zahteve vaših isporučilaca i kupaca. Ovo će vam pomoći da razumete:
a) koji su zahtevi vaših kupaca,
b) da li ispunjavate te zahteve kupaca,
c) kakvi su vaši zahtevi od vaših isporučilaca i
d) kako vaši isporučioci ispunjavaju vaše zahteve
Korak 7: Identifikovati vlasnika procesa ko je odgovoran za proces s kraja na kraj.
Korak 8: Definisati početnu i krajnju tačku i bilo koje granice procesa, npr. prvu i poslednju aktivnosti u procesu, i dali to uključuje sve klinike – kupce ili samo jednu kliniku itd.?
Jedna od najmoćnijih ishoda iz SIPOC modela dolazi od okupljanja saradnika zajedno (timski rad) na način koji ih ne ugrožava da diskutuju i pogledaju svaki od SIPOC naslova, i razmišljaju o tome kako cela organizacija može da poboljša svoje procese i da bolje zadovolji potrebe kupaca.
Proces kompletiranja SIPOC počinje sa opštim opisom obima inicijative lidera, vlasnika procesa, odnosno eksperta za taj proces. Sledeći koraci identifikuju: 1) kupca(e) procesa, 2) izlazi ili gotovi proizvodi za kupca(e), i 3) visok nivo koraka u procesu. Optimalno je 5-10 koraka. Proces mora imati jasno identifikovanu “početnu” i “krajnju” tačku. Sledeći koraci će identifikovati isporučioce i ulaze za proces, a zatim dokumentovati zaključke ovog alata za kasnije referencu.
Za identifikovanje rasipanja u procesu najbolje je da se prvo snimi proces korišćenjem SIPOC – Supplier Input Process Output Customer modela (Stoiljković, 2013.). Na slici ispod dat je jedan primer SIPOC modela za proces održavanja puteva, što može da se sretne u javnim preduzećima u državnoj i lokalnoj upravi (više detalja o SIPOC modelu biće u narednom poglavlju). Proces ima više aktivnosti, počev od određivanja potreba za kamionom, pa do prestanka korišćenja. Da bi se identifikovala rasipanja potrebno je da se analizira svaka aktivnost i da se postavi pitanje: „Koje od 8 rasipanja se javlja u ovoj aktivnosti?“. Odgovor na to pitanje će pomoći da se identifikuju rasipanja.
SIPOC model procesa održavanja puteva
Radi olakšavanja identifikacije rasipanja u procesu, najbolje je da se koristi neki od predloženih formulara za identifikovanje rasipanja koji se sreću u proizvodnim i uslužnim organizacijama koje su već uvele Lean koncept.